強固なセキュリティを誇るクラウドサービスでもあるBoxとチャットサービスの連携を行うことで、ビジネスピードが飛躍的に向上します。取引先との文書のやり取りも、Boxを活用することでスピーディーになり、リアルタイムなコミュニケーションを実現できます。今回は、Boxと連携するチャットツールのメリットなどを含め、その魅力を紹介します。

ビジネス用チャットツールのメリット

ビジネス用のチャットツールを自社に導入することで、自社の業務スピードが飛躍的に向上します。内線やメールを用いたコミュニケーションでは、必要なタイミングで重要な意思決定が遅れてしまうものです。

ビジネス用のチャットツールの導入を進めることで、リアルタイムで意思決定を行えるようになり、業務の生産性は飛躍的に向上します。遠方の支店とも距離を意識することもなく、スピーディーな情報伝達が可能で、重要事項の意思決定ができます。

さらに、ビジネス用のチャットツールの導入には、高額なコストがかかるイメージが付きがちですが、近年はクラウド化も浸透し、低額での導入も可能になっています。初期費用もかからず定額制の低コストで、社内コミュニケーションを快適に変えていくことを可能にします。

クラウドサービス「Box」とは？

Boxとは、あらゆる種類のファイルをクラウド上に保存できるクラウドサービスのことであり、チャットツールと連携し、必要な文書を安全に相手とやり取りできるようになります。

会員登録が必須ですが、ストレージ容量が10ギガバイトまであれば無料で利用できます。また、さまざまな有料プランを用意しており、企業の規模や使用用途によって選べるようになり、どの有料会員もストレージ利用量が無制限になります。

加えて、エンタープライズ向けのセキュリティ機能を完備しており、Box独自の厳重なセキュリティのもとで管理されます。

一部を紹介すると、「Box Shield」はアップロード時に規制対象となるデータや機密情報を特定する機能を自動的に判別できます。さらに、深層学習を活用したマルウェア検知機能が備わっているため、ランサムウェアを含む巧妙なマルウェア攻撃からも防ぎます。

遠方の担当者とも気軽に連絡が取れるようになります

ビジネス用のチャットを導入することで、社内のコミュニケーションがスムーズになるだけではなく、遠方の担当者とも円滑な連絡ができます。必要なタイミングで遠方の担当者とリアルタイムで会議をすることで、招くための宿泊費や交通費などをカットできるだけでなく、業務の生産性を飛躍的に向上できます。

ビジネス用のチャットは外回りの営業の方にも活用できます。チャットツールはやり取りの履歴が残るため、別のクライアントとの商談終了後でも、たどって確認できます。

また、ビジネス用のチャットツールは、インターネット回線を利用しているため、海外との連絡も自由にできます。多くの制品がスマートフォンなどの携帯デバイスにも対応しているため、海外向け事業を行う企業にとって、活用しやすいツールです。

SNS等の連携も可能になっています

ビジネス用のチャットツールには、SNSとの連携ができます。たとえば、Google meetingでスケジュールを確定し、参加する自社のメンバーに共有するとなった場合、ビジネスチャットツールであればスムーズに共有できます。

さらに、Twitterに自社情報を掲載したという報告も、ビジネスチャットツールと連携しておけば、ほかの社員へ簡単に共有できます。

そしてBoxとも連携させることで、コミュニケーションの幅が広がっていくだけではなく、重要な文書のやり取りもできます。Boxは、管理者であればセキュリティ設定をグループやリスクのレベルによって分類できるため、厳重なセキュリティが必要な機密情報なども、漏えいするリスクが低くなります。

このほかにも、チャットツール側にもセキュリティがあるため、社員との会話やコミュニケーションも守られるため、安心して利用することができ、全社的なコミュニケーションのスピードの向上も期待できます。

もし、ビジネスチャットツールを探すとなったら、ネットの比較サイトを参照し、予算や目的に応じたものを選びましょう。

まとめ

今回は、厳重なセキュリティが特徴的なクラウドサービス「Box」と、連携するビジネス用のチャットツールについて紹介しました。ツールを導入することで、社内のコミュニケーションの活発化が見込めるほか、業務上で重要な意思決定事項をリアルタイムで決定することができるなど、多くの場面で活用できます。Boxのようなクラウドサービスとチャットを連携させていけば、業務で必要な文書を安全にやり取りできるようになり、生産性向上が期待できます。導入にあたって、必要なコストもクラウドサービスの利用により低額で実施できるようになります。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。

前の記事

社内でビジネスチャットを活用してコミュニケーションを取ろう！

次の記事

自分たちに合ったビジネスチャットの選び方