ビジネスチャットは、ビジネスで活用できるチャットシステムです。チャットルームを作り、スケジュールやファイルなどさまざまな情報を共有できるようになります。単純にメッセージをやり取りするだけでは終わらない、ビジネスにはもってこいのツールです。今回は、初めての方向けに、ビジネスチャットツールとはどういうものかを解説します。

ビジネスを展開するなら外せないツール

近年では、個人で動いている人や企業で動いている団体など、IT業界では必須といってもよいほどビジネスチャットツールを活用しています。まだ使ったことがないというのでしたら、ぜひとも使ってみるべきです。

ここからは、ビジネスチャットツール自体を理解していない人向けに、ビジネスチャットツールの仕組みについて解説します。

ビジネスチャットツールの特徴

このツールは、ビジネスにおけるやり取りをするアプリツールのことをいいます。メッセージで業務連絡をすることも可能ですが、通常のSNSのメッセージのやりとりとは、少々勝手が違うのが特徴です。たとえば、送ってしまったメッセージも、後から消すことができます。

また、メモなどにまとめられるツールもあり、ミーティングにおける重要な事項を保存できます。

加えて、それぞれのグループにわかれてチャットルームを作成できるため、グループごとのミーティングをすることも可能です。いろいろな部屋で展開されたメッセージ、そして受け渡されたファイルなどに関しては、すべて特定のビジネスチャットツールのクラウド上のサーバーに管理され、登録者同士で簡単に共有できるようになります。

ビジネスチャットツール上で展開された情報が、簡単に全員で共有できるため、全体の連携力を高めることにもつながるだけでなく、わざわざ一人ひとりに業務連絡をする手間も省けます。

あらゆるものを共有できるのが強み

メッセージだけではなく、カレンダーを含めたスケジュール、そして重要なファイルなどを共有できます。今までは、メールに特定のファイルを添付して送ったりしていましたが、ファイルをアップロードする時間が長く、面倒でした。しかし、ビジネスチャットツールの場合は、1つのクラウドサーバーに全員がアクセスできるため、手間を省けます。

これを活用して、ビジネスチャットツールでミーティング情報を共有できるだけなく、ウェブカメラを通してお互いの様子を確認しながら話せるため、資料を用いたプレゼンテーションも可能です。

しかも、最近のビジネスチャットツールは、スマートフォンと親和性が高いです。パソコンだけではなく、スマートフォン専用のアプリケーションと連動し、簡単につながることができます。時間と場所に縛られることなく、関係者全員がすぐにミーティングに参加できるようになります。

ビジネスチャットツールを使ううえで注意点

ビジネスチャットツールは便利に活用できますが、注意点があります。油断してしまうと、外部への情報漏えいなどのリスクがあります。そのため、次のようなポイントを留意しながらツールを使いましょう。

情報の流出だけには注意が必要となる

情報やファイルを共有できるだけあって、情報の流出をしないように丁重に取り扱いましょう。とくに、チャットルームに入れる人間は厳しく制限しておく必要があります。関係者以外は立ち入り禁止にし、厳重なキーロックをかけられるビジネスチャットツールを選ぶことが大事です。

また、何かしらの脆弱な部分が見られたら、定期的にアップデートをしてくれるアプリを選ぶようにしましょう。つねにセキュリティーを万全な状態に保ってくれるようなビジネスチャットツールであれば、安心して使い続けることができます。

無料のツールでも十分活用できる

無料のビジネスチャットツールでも十分活用できます。ただ、利用できる容量が制限されていることが多いです。そこから有料プランに切り替えることで、大容量になるほか、やり取りできる人数が無制限になることが一般的です。

より多くの情報データを共有できるようになるので、会社のような大人数でひとつのアプリを利用するなら、はじめから有料のコースを選んだ方が無難だといえます。

うまくビジネスチャットツールを使いこなすことによって、会社全体の作業効率化を図ることができるうえ、品質管理の向上にもつながっていきます。

まとめ

今回は、初めての方向けに、ビジネスチャットツールがどういうものか解説しましたが、導入してみたいと感じていただけましたか？ビジネスチャットツールであれば、情報やファイルを共有できます。そして、情報漏えいのリスクに気をつければ、かなり利便性の高いコンテンツとなるはずです。会社全体の作業効率化はもちろん、品質管理の向上にもつながり、社員全員の負担も減らせります。非常にコスパの良いツールなので、取り入れる価値は大いにあります。ぜひ導入を検討してみましょう。