仕事におけるコミュニケーションツールとして、チャットツールを活用する企業が増えています。在宅ワークが増えつつある近年、チャットはビジネスにおいて必要なツールになりつつあります。本記事では、ビジネスチャットでコミュニケーションを苦手とする人でもうまく活用する方法について解説します。

チャットに苦手意識を感じる理由

チャットは初めて使う人にとって、使いこなせないため苦手意識を高めてしまう場合があります。ただ、仕事上チャットをどうしても覚えなくてはいけない場面も出てくます。なぜ、チャットに苦手意識を感じてしまうのでしょうか。

チャットに慣れていない

メールや電話でのコミュニケーションが当たり前であることが多く、複数人とリアルタイムでやり取りするチャットは慣れていないため、苦手意識を持ちやすいです。

内容が早く流れてうまく飲み込めない

チャットは複数人とリアルタイムでやり取りするため、情報共有が迅速すぎて画面を見ていない間に情報が早く流れてしまいます。そのため、画面を追うだけで疲れてしまい、苦手意識を持つ人もいます。

ただ、たとえ自分が見ていない間に情報が流れても、要点だけを確認できる利点もあります。また、余計な情報は流してみるという利点もあり、仕事を早くこなせるというメリットもあります。

画面だけのやり取りを冷たく感じる

チャットは表情が見えないため、文章から冷たく感じるといったことで苦手意識を持つ人もいます。電話や対面でのコミュニケーションが当たり前であった人には、チャットでは相手の気持ちが伝わらず、やり取りが不安に感じる人もいます。

チャットに対する苦手意識を克服する方法

チャットは、慣れとコツをつかむことで、便利な情報ツールに変わります。友達や社員同士でも良いので、チャットのやり取りをしてみましょう。チャットに対する苦手意識を克服する方法を解説します。

返信や要件は短めで、絵文字や記号を適度に入れる

チャットの文章は長すぎると読むのに疲れてしまい、相手に不快な感情を与えてしまいます。返信は要件を求めて、短めにするのがコツです。また、職場の雰囲気に合わせて絵文字を適度に使用することで、文面に柔らかい印象を与えます。慣れないうちは周囲の様子を見ながら、適度に絵文字を使用してみましょう。

チャットにこだわらず時にはWeb会議なども取り入れる

チャットだけでは、どのような人なのかわかりづらい部分が多いでしょう。不安を取り除くためにも、時折Web会議などをおこなってみましょう。思っていたほど、大したことないといったケースがほとんどです。

土日などの休日はチャット通知をオフにする

土日などの給実はできるだけ、チャット通知をオフにしておきましょう。休みの日まで通知をオンにしていると、仕事モードのままで気持ちが休まりません。企業側も休みの日はチャット機能をオフにするよう、あらかじめ促しておく必要があります。そうすることで、仕事とプライベートの区別ができてストレスが軽減されます。

ビジネスチャットの便利機能を使うのがおすすめ

チャットはメールと比べると、仕事に役立つツールがたくさんあります。機能を知っておくと仕事をスムーズ進められ、苦手意識を減らすこともできます。ビジネスチャットで活用できる便利機能を解説します。

ファイル共有機能

ビジネスチャットには、簡単にデータを受け渡しできる機能が備わっています。たとえば、一般的にメールであれば、一人ひとりにデータを送る手間があり、漏れていたという場合もあります。

しかしチャットであれば、送信したいデータをドラッグ＆ドロップやアイコンをタッチするだけで、添付・送付できます。チャットでは、データを送る相手が漏れることがありません。また、チャットは大容量のデータの送受信に優れており、取引先や社員同士でのやり取りをスムーズにしてくれます。

Web会議と並行しておこなうと便利

ビジネスチャットには、対面せずにオンライン会議ができる利点があります。オンライン会議をおこなえば、会場のセッティングや会場へ足を運ぶ手間が省けます。また、オンライン会議中にデータが必要になった場合はチャットから送付することが可能です。従来であれば、コピーをおこなったりする必要がありましたが、コピーの必要がなくエコにもつながります。

メモ代わりに使用可能

ビジネスチャットでは、タスク機能を使うことでメモ帳代わりに使用できる機能があります。締め切りや重要事項をタスク機能でメモし、他の人との共有も可能です。

まとめ

本記事では、ビジネスチャットをうまくビジネスに取り入れ、苦手を克服する方法を解説しました。ビジネスチャットでは、従来の仕事の仕事をおこなってきた人にはどうしても苦手意識を感じてしまうでしょう。ただ、使いこなし慣れることで仕事をより効率化できる便利なツールでもあります。もし、仕事でチャットを取り入れようか迷っている方はぜひ、検討してみてはいかがでしょうか。