今回は、作業効率につなげられる「ビジネスチャットツール」の選び方を紹介します。ツールにより情報伝達が円滑になれば、作業効率の向上につながります。企業にとって、作業の効率化や正確に伝達を行うことはとても重要であり、電話やメールなどの伝達手段よりも効率的にコミュニケーションをとることができます。ぜひ最後までご覧ください。

スムーズなコミュニケーションをとるために

人同士で情報を伝達する、もしくはメールや電話などでいろいろと伝達をしても、表現のとらえ方の違いなどにより、きちんと伝わっていない場合があります。状況によっては、複数の人に対して伝達をした場合に勘違いや伝達上のミスなど生じることもあります。

このようなトラブルをできるだけ避けて、スムーズなコミュニケーションを実現する方法が、ビジネスチャットツールの導入です。チャットを利用することで要点だけを簡潔に伝達することができ、操作などに慣れれば誰でも簡単に利用できます。

また、複数の人に情報を共有する方法としても便利です。メールや電話だけで社内のコミュニケーションをとっていた場合よりも、スムーズで簡単に行えるようになるのは大きなメリットです。

選ぶなら使い勝手のよさを重視する

ビジネスチャットもそれぞれ特徴があるため、企業の状況や社員数などによってわける必要があります。ある程度の機能がついていればいいという企業もあれば、多人数で機能を幅広く使うという企業もあります。そのため、どのような機能がついているか、使い方がシンプルで使いこなせるかどうかなど、見極めながら選ぶことが重要です。

ツールの機能を一部紹介します。たとえば、ファイルの添付やメッセージを送った場合に、相手がチェックしたかどうかを判断できる既読や未読などの機能や、過去ログから必要な部分が後から検索できる機能などがあります。そのような機能が欲しい場合には、機能を備えているチャットを選びましょう。

ほかには、「グループチャット件数が無制限」や、「利用できるストレージ容量が無制限」などといったものもあります。

また、チャットツールを選ぶ前にあらかじめ、社内でのやりとりでどのような不満があり、コミュニケーションをとる際に改善すべき点を洗い出しておきましょう。いきなりチャットツールを導入しても、今までの不満点が改善されていなければトラブルの元になってしまいます。

そのため、使い勝手のよさを追求し、社内での不満をできる限り解消していきましょう。選び方として最も重要な点は不満な点を把握し、それを解消できる機能がより多く備わっているチャットを選びましょう。

アフターサポート付きのツールを選ぶ

また、使い方がわからなかった時や、万が一のトラブルの時に、専門スタッフによるサポートをしてくれるツールを選んだほうがよいでしょう。購入後のトラブルに対応できるほか、購入前の相談やプランの検討なども対応してくれる場合があります。「どのプランがよいかわからない」という方がいれば、ひとりで悩まずに気軽に相談してみてはいかがでしょうか。

セキュリティも重視することが大切

セキュリティを重視することは、企業にとって大切なことです。ビジネスチャットでも同様にセキュリティ対策が重要です。仕事の重要内容などやり取りすることになるため、セキュリティが弱いと、第三者に情報がもれてしまう可能性があります。

近年のチャットツールのほとんどは、デバイス認証や通信内容の暗号化など、さまざまな対策がされています。セキュリティ面がしっかりと対策されているチャットを利用するようにしましょう。

また、チャットを導入する際には、お試し期間として無料トライアルなどで試すことができるものを選びましょう。いきなり導入しても、思っていたのと違った、使いにくいなどの不満が出てしまう可能性もあります。そのため、ある程度人数を限定してどのような結果になるか試してみることが大切です。

あるいは、実際にプロジェクトチーム内で、メールや電話での伝達との違いを実感してもらい、どのような点が優れているかを確認する方法も有効的です。機能が多くついていることでさまざまな状況に対応できる場合もありますが、使いこなせるからこそのツールです。オーバースペックなツールを選んでも、使いにくいという方も出てくる場合もあるため、必要な機能と不要な機能を見極めるお試し期間として利用してみるというのも有効な手段です。

まとめ

今回は、企業にあったチャットツールの選び方を解説しましたが、参考になりましたか？企業での作業の効率化をはかるためにも、便利なコミュニケーションツールの導入は重要だといえるでしょう。そのため、機能性、セキュリティ面などいろいろな点から判断し、企業側、そしてそのツールを使う社員達がより快適にコミュニケーションがとれるチャットを選択していくことが大切です。

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