ビジネスチャットというサービスをご存知でしょうか。簡単に説明すると、ビジネスのやり取りをチャットツールで行うと、簡単、なおかつ迅速にできるようになり、業務の効率化とコミュニケーションの改善が見込める新しいサービスです。今回は、ビジネスチャットツールを紹介するだけでなく、どれほど企業や業界で普及しているのかを紹介します。

メリットは作業効率改善と働く人の一体化

ビジネスチャットは「チャット」による伝達を基本としているので、Eメールや社内SNS、電話で伝えていた情報伝達や共有が格段に高速化し、社内の迅速な連絡ができます。

また、スマートフォンからでもメッセージやリアクションができるため、人との対話に苦手意識を持っている方でも気軽にコミュニケーションがとりやすくなり、社員同士の意思疎通も容易になり、一体感が生まれやすくなります。

国内・国外問わずさまざまな場所から連絡できる

国内・海外問わずさまざまな種類のツールが提供されており、種類もさまざまです。パソコンはもちろんのこと、スマートフォンやタブレットなどの端末に対応しているため、マンツーマンのみならず、複数人と同時に離れた場所から伝達・共有ができます。個人間のささいなやり取りから、社内会議まで幅広く活用でき、やり取りの履歴もあとで確認できます。メールよりも迅速な行動が可能で、迷惑メールに自動的に振りわけられてしまうといったことがありません。

普及はそこそこ

ここまでビジネスチャットツールの利点を紹介しましたが、本当に便利なのか、普及率はどうなのかなどといった疑問が湧いてきますよね。

総務省によると、チャット系ツールの普及は年々進んでおり、2018年においては、国内民間企業の3割近くが利用しているという統計が取られています。

さらに海外ではさらに普及しているという報告もあります。ある企業製のツールの報告によると、ユーザー数が200万人を上回っているというデータがあります。この事情から、ツールの種類とユーザーの利用率は国内より海外の方が多い傾向にあります。

理由として、日本が団体主義で最初からある程度統率が取られやすいのに対し、海外では個人の実力主義がほとんどであるため、団体で連携する必要がある場合はツールを使って個々の一体化による作業性向上が必要だからです。

海外製のツールならではの使いにくさや情報漏洩のデメリットも

このことから、ビジネスチャットは海外製のものが多いです。だが、海外製のなかには粗悪品もあり、利用料を払っているのに機能が物足りなかったり、機能が独自でややこしかったりするなど、使い勝手が悪いものもあります。これでは利便性の意味がありません。

そして、アップロードしている情報やファイルが、海外のメーカーに漏洩してしまうリスクも付きまといます。たとえ不具合があっても、海外メーカーであるため、改善要望が届きにくい傾向があります。

ほかにも、気軽にコミュニケーションできる面がデメリットとなることもあります。たとえば、同僚や上司の悪口・不満の内容を間違って送ってしまい、コミュニティの雰囲気が険悪になるといったケースもあります。

こういうトラブルを防ぐためにも、使用ルールや個人で使用するときの注意点などを設定しておき、使用者全員が快適に使える環境にしておく必要があります。

国内製が安心か、価格は、サポートはどうか

その一方で、国内が提供しているツールはどうなのでしょうか。

まず、利用料に関しては、完全無料の海外品が高く評価されることが多く、有料のほうが優れているというわけではないようです。しかし、一概にはいえないため、無料・有料問わず、自社に合ったチャットツールを選ぶ必要があります。

有料ツールであれば、インターネットなどにおける口コミや使用経験者からヒアリングなどを参考にしながら、無料版を導入してからチェックしましょう。その際に、社内全体で使わず少人数グループで使い勝手を試してから有料版の購入を考えるやり方が、最も賢明です。

もし無料の海外メーカーで合った場合、たとえ多機能であっても、不具合が生じたときの問い合わせが困難です。

アフターサポートは国内メーカーのほうが優位です。メールや電話による対応が迅速であるとともに、きちんと対処してくれます。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールの利点や注意点などを含めて、ビジネスチャットツールの普及率について解説しました。もし初めてビジネスチャットツールを導入するのであれば、アフターサービスが万全な国内ツールをおすすめします。ただ、最も大切なことは、「導入前に信頼度や普及度を検索などでしっかり調べ、国産、海外産にかかわらずまずは無料版から試し、駄目なら他のものを注意深く選ぶ」ことです。慎重な検討と正しい使い方を心がけることで、作業効率や企業全体レベルの向上につながりやすくなります。ぜひこの記事を参考にしながら、検討してみてはいかがでしょうか。

前の記事

自分たちに合ったビジネスチャットの選び方

次の記事

ビジネスチャットを導入するまでの流れ