仕事上、業務上の連絡や情報の共有、意思決定などスムーズに行うことができるというのは重要です。

メールや電話などを利用して行うことができますが、スムーズな伝達においてビジネスチャットを利用するというのも一つの方法です。

メールや電話との違いを比較しながら効果がどのようなものかチェックしてみましょう。

メールとはスピードの違いを実感できる

業務でビジネスチャットを利用してみると、メールで伝達などを行うよりもスピードの違いが実感できるでしょう。メールの場合には送ったあと相手がその内容をみたかどうか相手から反応が返ってこなければ判断がつきません。ですが、チャットではリアルタイムに相手に知らせることができ、チャットの機能によっては未読、既読、その他にも相手がオンラインなのかどうかなどわかる場合もあるため連絡がこない状況でもみえない相手の状況が把握できる点はメリットの一つです。

また、メールなどの場合には本題としての内容以外にも会話として一言つけてみる、挨拶など含めるなどいろいろとつけたして送ることが多く、要点がまとまっていない、余計な文章によって文章を入力する手間、相手がその文章を読む手間など余計な部分で時間をとられてしまうことにもなります。メール一件ではそれほどたいしたことない時間の消費かもしれませんが、毎回続くことでトータルで考えればそれなりに時間の無駄をしてしまうことでもあります。この点においてもチャットの場合には、用件だけを伝達するだけで済むため余計な長い文章を作る必要もなく、また相手も用件だけが伝わるためお互いのレスポンスの向上につながります。

リアルタイムのため相手からの反応が早ければ、さまざまな連絡や意見交換がその場でできるため作業などの効率アップにもなるでしょう。

電話との違いは複数とのコミュニケーション

電話で相手と連絡が直接とれるのはリアルタイム的には優れている点です。ですが、電話は１対１でなら問題ありませんが、複数の人とのコミュニケーションをとるには向いていません。業務によっては多くの人と情報、意見交換したいという場合もあり、この場合に電話で対応するとなると一人ひとりに連絡をとる必要がでてくるためかなりの時間を消費してしまうことになるでしょう。

この点においてビジネスチャットではグループコミュニケーションのとりやすい点が優れているといえます。複数の人と同時にチャットできるため、部署でグループをわけてみたり、プロジェクトごとにグループを作成して業務上の必要な連絡や情報の共有を行うことができます。この機能をうまく利用すれば、いままで会議として関係者が同じ場所に集まるような手間も個別に電話をして連絡を取り合わなくても必要な連絡や情報を伝え、意見などもそのチャット内で行うことで業務の効率化をはかれるという点がメリットといえるでしょう。

電話では適していなくてもメールでも複数の人とのコミュニケーションはとれる点から状況によっては電話より都合はいいかもしれませんがチャットのほうがリアルタイムで行える点、複数の人とのスムーズにコミュニケーションがとれるという点で使い勝手がいいといえます。

さまざまな業種などで導入傾向にある

チャットの手軽さや連絡手段として優れている点からさまざまな業種でも利用し業務連絡の効率化をはかる企業も増えつつあります。また、仕事上の連絡などだけに優れているわけではありません。時には災害時などにおいても便利なツールともいえるでしょう。地震など予期せぬ事態では被害が大きい場合に電話などが不通になる可能性もあります。また、ネット状況が安定しメールができる状態になっても送った側が反応がなければどのような状況にあるのか判断しにくいため状況の把握にも時間がかかってしまいます。

チャットの場合には、連絡の伝達もしやすくグループチャットなども活用すれば企業内においても状況の把握までにあまり時間がかからずに済むという点は大きなメリットといえます。ただし、電話やメールなども状況によっては利用価値があり企業によって社外、社内で連絡手段としてメールやチャットを使い分けている場合もありチャットを導入したからといって電話やメールなどを使わずにチャットのみで連絡を行うということにはなりません。状況に応じてうまく使い分けていくことが大切です。

チャットは利用してみることで便利さを実感できますが、用件などを伝えるつもりが間違ったコメントや別の方に送るメッセージを勘違いしてほかの人に送信してしまうというケースもあります。結果としてトラブルとなる可能性もでてくるため便利ではあってもリアルタイムでメッセージのやりとりができるという点においてのメリットだけでなく送信ミスやメッセージのミスなどによるデメリットなどもよく把握して利用時には注意してやりとりすることも大切です。ですが、仕事上で利用すればとても便利であり業務の効率化にもつながります。その点から利用する側もチャットに慣れること、うまく利用していくことを心がけていきましょう。

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