ビジネスシーンで導入が進められているビジネスチャットツールとは、いったいどんな物なのか、メリットはあるのか、ツールを利用する必要性はあるのかなど、企業の担当者に悩みは尽きません。今回は、ビジネスチャットツールツールとメールの違いを解説しつつ、適切にツールを利用するために基本的なことを紹介します。

ビジネスチャットツールとは

まずは、ビジネスチャットツールとはどういうものか解説します。

ビジネスチャットツールとは

ビジネスシーンで電話やファックス、メールに換わって使われているコミュニケーション手段をさします。社内コミュニケーションツールとして使用する企業も少なくありませんが、同じプロジェクトに参加する別企業との打ち合わせ手段として使用する場合もあります。

大手企業だけが取り入れているように感じる人もいらっしゃるかと思いますが、中小規模の企業でも導入するところが増えてきています。ビジネスシーンで対面で打ち合わせすることや電話、メールといった手段だけでなく、利便性の高いツールとしてビジネスチャットツールを利用する企業が増えてきたといえるでしょう。

使われるようになった理由

ひとつ目は、責任の所在を明確化できることにあります。メールで起こりがちだった送受信トラブルや発言の有無などが発生しないため、ビジネスの効率を下げるトラブルを避けられます。ビジネスチャットツールでは、発言を記録として残しておけるため、発言したことに責任を持たせるメリットが挙げられるでしょう。

これにより、誰がどんなことを発言したのか、発言した人を明確にできると同時に、仕事の効率化を図れるようになります。

ふたつ目は、万が一のトラブルが発生したときに、チャットの内容履歴をたどり、すみやかに対処できることです。メールでは送信履歴を削除し、隠ぺい工作が容易であるため、責任逃れができてしまいます。

ビジネスチャットツールは、送信履歴がグループチャット内のメンバーに共有されるため、企業においてビジネスシーンでの発言の効率化を考える手段としては有効的でしょう。

ビジネスチャットツールはどんなメリットがあるか

では、ビジネスチャットツールにはどのようなメリットがあるのでしょうか？それは、つぎの5点があります。

まず、作業を効率化させることができます。発言の明確化だけではなく、パソコンやスマートフォンで使用できることが挙げられます。

次に、外出先でパソコンを触る時間がない社員でも、あらかじめ連携したタブレットやスマートフォンを使うことで、発言やプロジェクトの流れがつかみやすいことです。

3点目は、リアルタイムでやり取りできるため、スピードが速いことです。メールやファックス、電話では確認に時間がかかる場合もありますが、ビジネスチャットツールの場合には瞬時に確認できるため、待ちによる非効率的な時間が少ないです。

4点目は、マンツーマンのやり取りができるほか、プロジェクトに参加している人間全員での同時対話が可能です。発言状況や発言の内容をチェックしやすいことや、プロジェクトに新たなアイディアを取り入れやすいこともメリットといえるでしょう。

最後は、SNSを利用している企業よりも安全性が高いことで、情報漏えいのリスクを下げられることです。一部のSNSでは、成りすましやウイルス、マルウェアからの情報漏えいが懸念されているため、ビジネスシーンでの使用を禁止する企業もあります。

しかしビジネスチャットツールでなら、セキュリティーがしっかりしているものが多いため、他社に情報が漏洩されるリスクを回避できます。

ツールの登場により、在宅勤務も実現可能になった

ビジネスチャットツールが発達したことによって、育児をしながら働いたり、自宅で在宅勤務ができるようになりました。社内にいなくても、リアルタイムで打ち合わせができることにより、毎日会社に行く必要性がなくなったからです。

結果として、通勤時間の削減や、子供を育てながらビジネスができるようになり、自由度が広がりました。子供を育てるためにやむなく退職を選ぶ人もいますが、ビジネスチャットツールを活用することで、優秀な人材を退職させることなく、在宅勤務をする社員として残ってもらうことも可能になりました。

毎日通う必要がなくなったことにより、リアルタイムで自宅にいながら打ち合わせができるようになったことは、技術の大きな進歩といえるでしょう。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールとメールとの違いを解説しつつ、ビジネスチャットツールの利点を紹介しました。ビジネスチャットツールは、ビジネスシーンで必要とされるコミュニケーションツールのひとつであり、ミーティングにおける発言の共有化や遠隔地にいながらリアルタイムでの話し合いができること、仕事の効率化や在宅ワークが可能になったことなど、さまざまな利点があります。これほど多角的な利便性が高いツールなので、導入していないという企業は、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。