ビジネスチャットツールを導入することで、重要な意思決定事項を円滑に進められるなど、業務の生産性が向上します。たとえ小規模なオフィスでも、内線やメールで社内コミュニケーションを取るよりも、効率性があがります。今回は、ビジネスチャットツールを導入するにあたって、どのような場面で効率化が図れるのかを解説します。

ビジネスチャットツールを導入するメリット

近年、ビジネスシーンでのチャットの活用が増えています。とくに大人数のオフィスになると、社内でのコミュニケーションを円滑に進めることが難しくなります。内線やメールを用いたコミュニケーションの場合は、伝達における相応のオーバーヘッドも発生し、スピーディーなコミュニケーションを実践するのも難しくなります。

そこで、ビジネスチャットを導入することで、社員が自席にいながら、スピーディーなコミュニケーションが実現可能です。業務を進めるうえで重要な意思事項決定をスピーディーに決められるため、全体的な生産性が向上します。導入にあたっては高額のコストがかかるとイメージしがちですが、近年はクラウド化が進んでいるため、低コストの導入も可能で、初期費用もさほどかからずに導入することが可能です。

操作に用いる端末も、パソコンやスマートフォンやタブレット等の携帯端末での操作も可能なので、初めて利用する方でも迷うことなく利用できるようになります。自社へのビジネス用のチャットツールを導入していくことで、社内のコミュニケーションは円滑になり、業務の生産性は飛躍的に向上していくようになります。

近年では新型コロナ渦の影響で、リモートワークを行う方も増加していますが、自宅にいながらでも迅速なやり取りが可能です。

効率化につながるさまざまな機能

ビジネスチャットツールには、次のような機能を備えています。たとえば、過去のやり取りを遡って内容をチェックできる「チャット履歴」や、プロジェクトメンバー複数人で重要なやり取りができる「グループチャット」があります。さらに、クラウド機能を備えていれば、ファイルを迅速に共有するといった使い方も応用できます。

加えて、どの人が業務を担当しているか明確化できる「タスク管理」など、業務の効率化に貢献できる機能が数多くあります。

SNSとの連携も手軽に可能になります

ビジネス用のチャットツールには、SNSとの連携機能も搭載されています。外回りの営業の方が商談中のような場合も、SNSとの連携をとることで、チャットの履歴を確認できるため、円滑なコミュニケーションが可能です。同様に、退勤後の社員に連絡を取るのも容易です。

SNSであれば、社員のプライベートとの分別がつくため、社員のモチベーションが維持しやすくなります。ビジネス用チャットツールの導入は、社内でのコミュニケーションの向上のみならず、SNSとの連携のように外部とのコミュニケーションも自在になります。

とくに、遠隔地の支店を数多く抱える大手企業の場合には、会議を行う度に遠隔地の担当者を自社に招へいしていくのも、宿泊費用や交通費等の経費などの相応なコストがかかります。ビジネスチャットツールであれば、そのような手間を省くことができるうえ、円滑なコミュニケーションを可能にします。

既存のシステムとの連携も柔軟に行えます

ビジネス用のチャットツールでは、既存の業務システムとの連携も自在です。顧客管理システムと連携をとれば、社内で営業企画を進める際にも、実際の見込み客の反応を見ながら企画を立てられます。

内線やメールのようなコミュニケーションとは異なり、リアルタイムなコミュニケーションを社内外で実践していくことができる点が、ビジネス用のチャットツールを導入していくことのメリットになります。既に自社でシステムを導入している場合には、組み合わせ次第で大幅な業務生産性の向上も期待できます。

ビジネス用のチャットツールを導入することで、クラウド等を用いた低額のコストでの導入も可能です。操作に用いる端末も、パソコンだけではなく、スマートフォンやタブレット等の携帯端末での使用できるため、初めて使用する方でもコストをかけることもなく、使いこなせるようになります。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールを用いることでどのような場面で効率を図ることができるかを解説しました。チャットツールには、効率化につながるさまざまな機能があります。これらをうまく活用することで、業務改善だけでなく、企業全体のレベルアップにつながるようになります。チャットツールは、直感的でわかりやすいインターフェイスにより、自由な操作が可能なチャットツールで業務の生産性を飛躍的に向上できるようになります。もし導入を検討している場合は、ネットの比較サイトを参考にしながら、自社の予算や目的に応じた適切な製品の導入を進めていくことを心がけましょう。

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