ビジネスチャットツールを導入することで、時間や場所を気にすることもなく、リアルタイムでコミュニケーションを取ることができます。ただし、ビジネス用のチャットツールを導入する際には、誰が使ったり、どのように使うかをなど、事前に利用のルールを決めておくことが大切です。今回は、ビジネスチャットツールを導入する流れを解説します。

ビジネス用チャットで円滑なコミュニケーションを実現

ビジネスシーンにおけるチャットの導入は、円滑な社内コミュニケーションを実現するには重要な要素です。近年では、中小企業や大企業関係なく、電話やメールの代わりとなるコミュニケーションツールとして多く採用されています。

チャットツールを導入することで、社員が外出しているタイミングでも、柔軟なコミュニケーションをチェックすることができ、業務の生産性が大幅に向上します。また、支店が豊富にある企業の場合は、重要な意思決定を行う際にビジネス用のチャットを活用していくことで、遠方の担当者とも気軽なコミュニケーションを取ることができ、スピーディーな会議を実現できます。低コストで導入できるビジネス用のチャットツールの導入で、円滑な社内コミュニケーションが可能です。

ビジネスチャットを導入する際の流れ

ここからは、実際にビジネスチャットツールの導入の流れを解説します。導入する際に、次のような流れを踏んでいくと失敗する可能性が低いです。ぜひ参考にしてください。

導入目的を明らかにして周知する

まずは、チャットツールをなぜ導入しなければならないのかを明確化します。作業効率を図るためなのか、クライアントとのやり取りにどうしても必要なのかなどの理由を明らかにすることで、必要なツールを選ぶときにスムーズに選択できるからです。「便利に使いたいから」という漠然な答えではなく、具体的な改善点をピックアップするとよいでしょう。

使いやすいツールを選ぶ

必要な機能がそろっているものを選びましょう。必要以上のオーバースペックなツールを選択しても、業務で使いこなせる可能性は低いうえに、費用が無駄になってしまいます。そのため、業務において必要最低限の機能があるツールを選びましょう。

利用ルールを定め、マニュアルを作成する

チャットを使用するときのルールを決めておくと、あとでトラブルになりにくいです。

具体的には、利用時間帯の制限や投稿禁止事項、アカウントの発行管理者およびグループチャット作成権限者などです。あいまいなままで進行してしまうと、新入社員が新たに配属されたときに、「誰がどのグループの権限を持っているか」などがわかりにくくなり、混乱を招きます。

試験導入を行う

いよいよ、チャットツールを導入します。オンラインからダウンロードする方法が大半ですが、一部のツールはパッケージ版の購入が必要になる場合もあります。

既存の連絡方法との使い分け・移行期間を設定する

以前から使用していた、電話やEメールなどの連絡手段と併用する期間を設け、チャットツールに連絡先への移行作業をしましょう。同時に、クライアントへ新しい連絡手段になることを忘れずに報告しておきましょう。突然連絡が途切れたといったことがないようにします。

社員からヒアリングをし、問題点を解決する

使用する社員からヒアリングを行い、チャットツールの使いやすさや機能を活用できるかどうかを調査しましょう。こと細かなマニュアルを設定するほか、はじめて使う人向けの勉強会を開催するなど、誰が使っても使いこなせるようにしておきます。

クラウドを用いた低コストでの導入が可能です

ビジネス用のチャットツールに興味はあっても、高額なコストがかかるというイメージを持つ方も多いものでしょう。近年は、クラウドを活用することで低料金で提供できるツールもあります。初期費用も少なく、ランニングコストも定額等で導入できる制品も多いため、スムーズな導入を可能にします。

また、チャットを用いたコミュニケーションを実施していくことで、ミーティングに必要な決定事項もスピーディーに決められ、生産性は大幅に向上します。

ビジネス用のチャットツールはSNS等の外部連携も可能であり、社員が外回りに出ているような状況でも、出先で確認できます。社員が帰宅後でもプライベートを気にすることもなく、気軽なコミュニケーションを取っていくことも可能です。

そして既存の販売管理等のシステムと連携し、戦略的な議論をチャット上で行っていくことも可能です。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールの導入の流れをおもに解説しました。ビジネス用のチャットツールを導入していくことで、社内の生産性は大幅に向上します。内線や電話を活用したコミュニケーションとは違い、ビジネス用のチャットの場合は、連絡を取る際のあいさつ文を必要とせず、自由なコミュニケーションを取っていくが可能です。SNSのような外部連携も手軽にできるようになり、社員が外回り中でも気軽に連絡を取ることも可能です。必要なタイミングで自由なコミュニケーションを取っていくことができるビジネス用チャットツールで、スピーディーな営業体制を実現できるようになります。ぜひ検討してみてはいかがでしょうか

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