業務の効率化をするためにも国内の多くの企業ではチャットを導入していますが、よく理解をしていないとトラブルを招くこともあります。

そうした事例を参考にすることで、企業内でも賢くチャット利用をすることが可能です。

チャット導入の目的が不明では従業員も使いにくい

使用する前にあらかじめ知っておきたいのが、企業に導入をすることで想定されるビジネスチャットの失敗例です。

マイナスの面を見るのは決して悪いことではなく、知っておくことで対策を考えて実行をすることが出来ます。

これまで企業内でのコミュニケーションの方法は、顔を合わせての対話であったり、電話やメールなどを活用した方法であり、多くの人がこれらの手段には慣れているので問題はありません。

さらに業務の効率化を図ろうと考えてチャットの導入をするものの、働く従業員がそのツールに対して、なぜ採用をしたかを理解していないと目的を見失います。

雇われる側としては企業の方針には従いますし、打ち出されたルールには従うものの、目的が曖昧なままであってどう活用をするべきかわからないと、受け入れる側としても混乱を招くばかりです。

これまでの既存ツールとチャットをどうやって使い分けるべきかなど、はっきりと示しておかないと、やはりここでも従業員の間では混乱を招きかねません。

これまでのあらゆる業務の中で、電話やメールを主に使ってきた期間が長いほど、チャットというこれからの時代にふさわしい、新しいツールに慣れるまでには若干の時間も必要です。

特に導入をした使い始めのころなどは、従業員がそれをいつ使うべきなのか迷いますし、伝えたとしても理解をしていないケースもあります。

なぜチャットを導入したのかが明確ではないと、せっかくお金をかけて取り入れても、誰も活用をしなくなってしまうので要注意です。

自社のも導入目的を明確にして適した製品選びを

ビジネスは売上を上げてこその結果ですから、いかに効率的に業務を遂行して業績を上げていくか、年商をアップさせるかが勝負です。

そのためにも日頃の業務もスムーズに行えるように、新しい取り組みを採用する企業はとても多いですし、ビジネスチャット導入もその1つになります。

しかし良い面だけを見て決めてしまうと失敗をすることがあるため、必ずそれぞれの製品の特徴を調べて比較をして選ぶことです。

経費削減に力を入れることは企業としても悪いことではないですが、チャットなどの製品選びでコストパフォーマンスの良さだけに気を取られるのは良い選択とは言えません。

社内に浸透をさせて全員が使えるツールになりますので、誰もが簡単に利用ができるうえに、セキュリティー対策もしっかりとされている、安心して使用できる高性能でなければ、導入をする意味が無くなってしまいます。

何を目的として製品を採用するかを明確にしておくこと、製品を事前に比較しないまま安いだけで選ぶと大抵は良い結果にはなりません。

クラウドやオンプレミスの提供形態はどうなのか、拡張機能の有無はどうなっているのか、他のツールとの連携はできるかなど各製品ごと比較をしておくことです。

評価が高い商品だとしても注意をしたいのは、それぞれの企業は職種も違えば求めるものも異なるため、他の会社ではよかったとしても、自社には必要がない機能が多いこともあります。

不要な機能がたくさんあっても、自社にとってメリットにはなりませんし、無駄になってしまうので損です。

採用目的を明確に定めたうえで、製品を見極めるようにします。

チャットルーム開設や発言ルールの設定を

現代の日本企業では多数の会社がビジネスチャットを導入して、ビジネスシーンでの効率化や売り上げアップに活用をしています。

しかし考えなしに導入をすることでの失敗例も多数ありますので、そうした情報にも目を向けながら賢い選択で導入をすることです。

これまでにない新しいコミュニケーションツールとして、採用をすることに従業員たちも早く慣れるように努力はします。

ですが大切なのは最初にルールを決めておくこと、もしも一切何もルールを設定しないまま開放をしてしまうと、考えもしなかった方向に事態が向かってしまうこともあるためです。

仕事をするにあたり従業員が自由に意見を言えるのは良いことですが、何もルール無しに自由に従業員が発言をするようになると、間違えれば本当に伝えないといけない情報を伝えることが出来なくなります。

チャットルームに関しても決まり事を定めておかないと、勝手に誰でも作成ができるようになってしまい、キチンとした管理ができなくなるなどトラブルにつながりやすいです。

誰でもチャットルームを開設ができるようにはしないで、責任を持って管理する者がルーム開設は行うようにします。

また発言に関しては自由過ぎる的外れな発言で混乱を招かないためにも、それぞれのチャットルームで発言をする際、しっかりとルールを決めておくことです。

誰もが発言のできるシーンがあるのは素晴らしいですが、そこには必ず秩序が必要になりますし、ビジネスに本当に活かされるコミュニケーションでなければなりません。

まとめ

多数の企業からチャットのツールは注目を集めていますし、導入をすることでビジネスシーンに活かされます。

だからこそ自社にとって必要な機能を備えた製品を備えているか、複数の製品をよく比較をして慎重に選ぶことです。