ビジネスチャットを利用したいなら、無料版と有料版の違いについて知っておくことをおすすめします。

利用できる人数の規模やサービスなどが変わってきますので、目的に合ったものを選ぶことが大切です。

同期する機能などオプション機能が充実しているタイプを選べば、より使いやすくなることもあるので、導入を検討しているときの参考にしてみて下さい。

 

無料で提供されているビジネスチャットの機能

ビジネスチャットを導入するメリットは、インターネット環境が整っていれば、いつでもどこでも会議が可能で、修正機能や検索履歴機能があるためメールよりも管理が簡単になるという点です。

情報共有が簡単になるほか、グループ分けで情報の整理ができるため、どの部分の議論で更新があったのかも確認できるという魅力があります。

取引をスムーズに行えるツールの一つと言えるでしょう。

無料版であればコストを抑えたうえで利用することが可能です。

ビジネスチャットは「完全無料」のものと、有料版の機能を少なくし「トライアル版」のものに大別できます。

大きな違いは利用できる人数の規模です。

同時にチャットに参加できる人数に制限がかかることもあるので、小規模の会社には向いていますが、大手の企業にはあまり向いていないと言えるでしょう。

そのため利用頻度や規模を考えて使えば、お得なサービスとなっています。

無料版のビジネスチャットを試用すれば、取引先との連絡やタスク管理機能を重視するか、あくまで社内会議のために利用するかなどビジネスチャットに何を求めているかをはっきりさせることも可能です。

目標達成状況をグラフにして可視化するタイプのものや、写真にコメントをつけられるものなど、様々なタイプが提供されているので、比較するのがおすすめです。

無料版は本格的に導入を行う前に、機能を確かめるためのトライアル版として利用してみてはいかがでしょうか。

 

有料で提供されているビジネスチャットの機能

有料で提供されているビジネスチャットの機能としては、チャットに参加できる人数が多いことが挙げられます。

そのため、雇用者や取引先が多い企業の場合には、有料版を使用すると機能が制限される心配を少なくできます。

参加できる人数の規模は、ビジネスチャットを提供している会社によって異なるほか、後から人数を増やせる会社もあるので、サービス内容を予め確認してから選ぶことが大切です。

有料版は「どの機能」を「誰」が「どこまで」使えるかの権限を細かく設定できるほか、情報の漏洩や不正アクセス対策などのセキュリティ対策がより高いことが魅力です。

ビデオ通話の対象人数やストレージの容量を増やせるので、ファイルや画像の送受信も頻繁に行うのなら有料版を選ぶと良いでしょう。

ストレージが増えれば受信が遅いなどのトラブルを減らせるため、円滑にストレスなくビジネスを進められるメリットがあります。

有料版のトライアル版にはあまりありませんが、完全に無料で提供されているものの場合には広告が表示されることもあります。

広告が目に入ることで、集中力が落ちることを避けたいのなら、はじめから有料版を選択するのも良いでしょう。

送ったメッセージを確認したかどうか分かる既読未読の機能や、膨大な過去ログの中から必要事項を検索できる機能があれば、より効率的に仕事を進められるのでおすすめです。

 

無料版・有料版どちらの場合にも気を付けておきたいポイント

仕事でコミュニケーションを円滑に行えるビジネスチャットを選ぶ時に気を付けたいポイントとしては、ストレージの容量や同時に利用できる人数だけではなく、利用できるファイルの形式にも注目して選びましょう。

Office系のWordやExcelはもちろん、会議などでよく使われるPowerPoint、PDFは必須と言えるでしょう。

いくら無料で利用できるといっても、よく使用するファイルの送受信が出来なければ、元も子もありませんので注意して下さい。

Office系以外にもJPEGやTIFFなどの画像ファイルや、メモ帳などのTEXTファイルに対応しているとより便利です。

日ごろからどんなやり取りが必要とされているかを確認し、欲しい機能が付いているビジネスチャットを選ぶことがどちらのタイプを選ぶか決める上でも肝心です。

ビジネスチャットを導入する上で欠かせない点としては、セキュリティ対策が出来ているかも確認が必要です。

通信内容は暗号化してくれるかや、様々なデバイスを利用する場合認証は可能なのかもチェックしておきましょう。

ガラケーとも呼ばれるフューチャーフォンを利用できる、タイプもありますので必要な場合には検討して下さい。

本格的に導入を決めた時には、まずトライアル版を1つのプロジェクトチームなど少人数で運用してみるのがおすすめです。

大人数でトライアルを試した場合には、意見が膨大になり過ぎることもあるほか、他のビジネスチャットを試すための切り替えも大変です。

セキュリティ面と、社員が仕事で使いこなせるかを検討してから本導入をすると失敗を防ぐことが出来ます。