ビジネスチャットをする際、最初に「お疲れ様です」を加える人は多いでしょう。はじめの挨拶として「お疲れ様です」を使いたいと考えますが、実は年代によっては不要と思われる場合があります。本記事では、ビジネスチャットのノウハウと挨拶の有無についてご紹介。この記事を参考にして、ビジネスチャットの使い方をマスターしましょう。

ビジネスチャットはメールとは別物

さまざまなビジネスツール、チャットツールが普及されたことで、ビジネスマナーにどう対応すればいいのか悩む人は少なくありません。とくにチャットツールを活用する企業は増えていますが、メールや電話などのやり取りの講習のように学ぶ機会がチャットにはほとんどありません。一緒に考えがちですが、ビジネスチャットとメールは別物です。

ビジネスチャットはビジネスで使われるチャットツールを指し、主に社内のコミュニケーションとして活用しています。いわゆるLINEに近いものであり、同じグループにいる人全員にメッセージを送信することが可能です。メールよりも気軽に利用できるため、多くの企業でビジネスチャットが導入されています。

チャットツールの機能とは

メールは送受信、画像や動画の貼り付けなどができます。一方でチャットツールでもメッセージの送受信や画像、動画の共有が可能です。メールのように件名・挨拶文を記入する必要がないため、簡単に会話を始められます。

また、チャットツールはグループチャットを利用でき、グループに参加したメンバーのみにメッセージを送ることができるのです。そのため、プロジェクトのチームごとでグループを作成し、必要な人だけに必要とする情報を知らせられます。

ビジネスチャットに「お疲れ様です」という挨拶は必要？

ビジネスチャットではメッセージの冒頭に「お疲れ様です」が必要かどうかですが、結論からいいますと挨拶は不要です。

ビジネスチャットは迅速・簡潔がモットーです。チャットで長文のメッセージを送ることは、マナーとしてよくない場合があります。しかし、50代は挨拶不要と考える人が42%ほどですが、30代だと22%と、年代で挨拶の認識が大きく違います。

ビジネスチャットの挨拶は不要ですが、企業や参加しているグループによって特色は異なることも。最初にグループや企業全体で挨拶不要というルールを設定しておくと、ほかの人も悩む必要がなくなり、よりスムーズなチャットができるでしょう。

ビジネスチャットにおける守るべきマナー

上記で、ビジネスチャットで挨拶は不必要と解説しましたが、ほかにも気をつけたいマナーがあります。気軽にできるチャットだからこそ、マナーをしっかり守って社内のコミュニケーションに活かしましょう。以下では、ビジネスチャットでの守りたいマナーについて紹介します。

敬語でメッセージのやり取りを

メール同様、ビジネスチャットも基本的に敬語でのやり取りを意識しましょう。文章は直接会話するよりも冷たいと思われることがあります。たとえば、文章の最後に「よろしくお願いします！」「ありがとうございます！」などのように「！」マークを入れると、やわらかい印象を与えますよ。

メッセージの最初に結論を伝える

ビジネスチャットの基本は「シンプル・スムーズ」です。そのため、最初に結論から伝えましょう。相手と直接会話しているような感覚で、テンポよくメッセージのやり取りを意識してください。

チャットツールの機能で反応する

チャットツールでは、メッセージに対して「いいね」のマークをつけられます。相手のメッセージに対して「かしこまりました」と返信することも問題ありませんが、やわらかな印象や相手に安心感を与えるために「いいね」マークやスタンプ機能などで反応することもおすすめです。

メッセージは短く！

何度も解説していますが、ビジネスチャットの長文は不要です。シンプルに気軽にコミュニケーションを図ることができる点は、ビジネスチャット最大のメリットです。そのため、テンポのよいやり取りが終わってしまうような長文メッセージを送ることは控えましょう。また、長文は相手が読みにくく、理解してもらえないこともあるので、伝えたいこと全部を詰め込んだ内容は送らないように意識してください。

返信は早めに！

テンポよくやり取りすることがチャットの基本なので、返信はなるべく早めにしましょう。メッセージを確認する時間が取れない場合は「少々お待ちください」などの反応をして、相手に不安を与えないようにします。

業務以外のメッセージは送らない

気軽にやり取りできるチャットだからこそ、会話が脱線する場合があります。伝えたいことが相手やグループ全体に伝わらなくなるため、グループごとで目的をしっかり決めておきましょう。

まとめ

ビジネスチャットはシンプルなメッセージのやり取りが大切です。そのため「お疲れ様です」などの挨拶を送る必要はありません。伝えたいことだけを簡潔に伝えて、社内のコミュニケーションに活かしましょう。とはいえ、人によっては挨拶がないことで、不満を感じる場合があります。トラブルに発展しないためにも、あらかじめグループで挨拶のルールを決めておくと安心です。