ビジネスでデータやスケジュールなどの共有をすることは、円滑に事業を展開する上では非常に重要です。

ビジネスの現場では、常に流動的要素をはらんでいることを念頭において、状況の変化に適切に対処することが大切です。時流を掴むことは、ビジネスチャンスを掴むことにもつながるでしょう。

そして、従来のコミュニケーションの欠点を払拭できると、期待されているのがビジネスチャットになります。現在、ビジネスチャットは時代の後押しをうけて、導入する企業が増えています。

ビジネスコミュニケーションの加速化が期待できる

従来のビジネスシーンでは、対面や電話・メールなどが情報伝達手段として主流の手段になっていました。

しかし、現在ではビジネス環境の変化や国際的なビジネスが活発になり、迅速な決断や業務効率化が重視されるようになっています。このようなニーズに応えるのがビジネスチャットです。

日本のビジネスマンは、1日平均メールの送信が12通、受信で39通が平均的で、メール1通作成するために約6分必要とされています。

すなわち8時間労働のうち、実に実労働時間の16％がメール作成に費やされているのです。メール作成に忙殺されていては、労働生産性にも悪影響を及ぼし、企業収益の減少にも直結します。

この点、ビジネスチャットを導入すれば、リアルタイムで情報のやり取りができます。またメール作成などの労力も削減が可能です。

さらに気軽に連絡を取り合えるので、定型文や前置きを省いて、メッセージを送れます。その結果、情報共有などのやり取りにかかる時間も短縮できるでしょう。

そのほか、現在では大多数のビジネスマンがスマートフォンを手にしているため、移動中でも簡単にデータやスケジュールの確認が可能です。時間と場所を選ばすに情報のやり取りできるのも、ビジネスチャットの魅力でしょう。

このようにビジネスチャットは、業務上のコミュニケーションの加速化へ、大きく貢献しているのです。

個人対複数のコミュニケーションも可能に

また従来の電話やメールでの情報のやり取りは、あくまで1対1が基本でした。

プロジェクトに複数の部署のスタッフが関与する状況では、新規のアイデアや解決策を見出せたとしても、末端まで行き渡るまでにタイムロスを余儀なくされていました。

情報には新鮮さが要求される場面もあります。電話やメールでは伝達相手が限られるうえ、やや堅苦しいコミュニケーションとなり、情報共有までに時間がかかるケースも少なくありません。

もちろんメールではCCを活用すれば、同時に必要な相手のメーラーに送信できるでしょう。

しかし、誰もがそのメールに目を通してくれるのかは不確実です。共有を見逃してしまうと、従業員の教育に個人差が生まれ、仕事がスムーズに進まなくなります。

これに対してビジネスチャットでは、複数の相手にリアルタイムでコミュニケーションを取れるので、円卓を囲んで一堂に会して会話している感覚で、情報のやり取りが可能になるのです。

またビジネスチャットでは複数の関係者が参加しているグループに誰でも、メッセージの投稿を可能にしてくれます。それは同時にメンバーの帰属意識を高めることにもつながります。

そのため、技術者やデザイナー・営業担当者など横断的にプロジェクトを進行を行う場合、各担当者への情報伝達がスムーズになります。また伝言ゲームのような、認識の違いに起因する誤解などの発生を防止できるでしょう。

働き方改革を実現、ワークライフバランスも可能に

ビジネスチャットを導入することには、リアルタイムでのコミュニケーションを可能にしてビジネスを迅速化するだけでなく、多彩な働き方を可能にするという面でのメリットも期待出来ます。

そのなかでも、特に影響が大きいのがリモートワークやテレワークなどの領域です。

以前はリモートワークに従事しているのは、主にエンジニアとされていますが、最近ではこの動向はさらに進化を見せています。

事務系の管理業務や秘書業務・顧客対応などの分野でも、リモートワークが拡大しているのです。

その背景として、ビジネスチャットの導入による影響は大きいと言えるでしょう。例えば、夫婦共働きの世帯で幼い子供がいる家庭をモデルケースに検証してみましょう。

子供が急に体調を崩してしまって保育園などに、預かってもらえない事態は珍しくありません。

近所に親御さんなどが住んでいなければ、職場を休むことにならざるを得ない場合もありえます。

この点、リモートワークの就業体制を整備しておけば、在宅で出勤しつつ、子供の看病をすることが可能となりました。

従前は、在宅勤務のためのインフラが一般化されておらず、一部の労働者しか、リモートワークのメリットを享受できませんでした。そんな状況のブレークスルーを可能にするのがビジネスチャットです。

これは企業などにとっても光熱費や交通費・事務管理費などの、コストカットを可能にするなど大きなメリットがあります。

そのため、今後はビジネスチャットのさらなる普及拡大が進むものと見込まれています。