会社内のプロジェクトやタスクを行なう際、コミュニケーションがうまく取れず、自分の意図が他の社員や上司に伝わらないこともあります。

反対に相手の意図をうまく汲み取ることが、できないケースも起きることがあります。

このような問題が発生しないよう、さまざまなツールが用意されていますが、どのようなものが有効なのでしょうか。

 

支持・意図がうまく伝わらない原因と解消法

社内で遂行するプロジェクトやタスクを効率的に行なうには、的確な指示を出すことが必要です。

具体性・明瞭性がないことや優先順位を付けずに指示を出すと、プロジェクトの進行がストップしてしまうこともあります。なぜなら、支持を出された人が自己判断で行動をするようになるからです。

あいまいな支持を自分なりに解釈した結果、間違った意図で行動し、大きな失敗に繋がることもあるでしょう。

双方で認識のズレが段々大きくなると、仕事の遂行自体に困難になってしまうのです。特に口頭や電話での情報共有では、コミュニケーションに齟齬が出ることも多くなります。

例えば、「何を伝えたかを忘れてしまった」「何を指示されたか忘れてしまった」という場合、確認することが困難になります。

また、メールを使う場合でも、細かな指示まで送信・返信・管理するのは非効率と言わざる負えません。

そこで、開発されたのがビジネスチャットです。ビジネスチャットは、タスクごと気軽に連絡できるツールになります。プロジェクトごとに分けて多人数でチャットできるため、管理しやすく情報共有もスムーズです。

その結果、指示の意図がズレることも少なくなり、業務を円滑に遂行できるのです。

 

ビジネスチャットとはどういうものか？

ビジネスチャットとは、ビジネスで用いられる気軽に連絡ができるチャットになります。先ほども軽く触れましたが、ビジネスチャットはプロジェクト・タスクごとにトピックを作成し、チャットの管理ができます。

大事な連絡や指示が埋没しがちなメールと異なり、ビジネスチャットはチャットルームを分別することが可能です。

プロジェクト・タスクごとにチャットルームを設けることで、時系列で状況を把握・確認できます。その結果、作業に適した的確な指示を出すことが可能です。

またメンバーごとにチャットルームを設けると管理も容易で、状況や問題点などを共有できるようになります。

例えば、指示を出した上司の話の内容が理解できない時、質問しづらい場面があります。

内容をチャットルーム内で提示すると、他のメンバーが「こうではないか」とアドバイスしたり、不明点を明らかにしてくれたりすることもあります。

メンバー間のチャットは、コミュニケーションが密になり、プロジェクトが活性化します。

口頭やメールより、メンバー間の敷居が低くなり、気軽に相談できる環境が構築されていきます。

また時候の挨拶なども省略できるのも特徴です。メールでは仕来りが残っていて、気軽にやり取りするのが難しい部分が否めません。しかし、チャットであればLINE感覚で対応できます。

そのため要件だけを簡潔に表せるため、後で見返した際に確認することが容易です。

また指示があって対応したとき、他のメンバーから指摘やフォローがあり、すぐに連携できます。その結果、

この点も導入の大きなメリットです。

 

ビジネスチャットを導入した後留意すること

ビジネスチャットは導入すると、コミュニケーションが密に取れ、結果的にプロジェクト・タスクの遂行がスムーズになるものです。しかし、運用にあたっては注意すべき点もあります。

それは「プランごとの機能の差」「明確にメッセージを伝える」ことです。無料のシステムは決められたストレージ容量を超えてしまうと、古い履歴のものから削除され、内容を確認できなくなる場合があります。

かつて行なった業務において、トラブルやメンテナンスを行う必要が出てきた、場合に困ったことになります。施工した実施内容などの記録が確認できなくなってしまいます。

この場合ストレージ容量が大きいチャットツールや有料のプランに切り替えることをおすすめします。有料版であれば、もちらん記録が消える心配もありません。また無料版よりも便利なオプションを付けることもできるでしょう。

ビジネスチャットは気軽に、やりとりできる点は大きなメリットとなります。しかし、メールと同様、正確に明確に内容を表示させることが意識する必要があります。

気軽に利用できるからと、抽象的だったり曖昧な表現を使ったりして表示させると、かえって相手とのコミュニケーション不足に陥ります。その結果、指示を受けた相手の不満が溜まっていきます。

5W1Hを意識して伝えることを、常に意識することが重要です。

ビジネスツールはさまざまなものが用意されていますが、ビジネスチャットはプロジェクトごと、タスクごとに使い分けることで便利になり業務を効率的にします。

また社員の親密なコミュニケーションを図る上でも有用なツールです。