メールや電話などでは1対1のやり取りになるので、複数のスタッフや役職の人が関与するプロジェクトでは末端に伝わるまでにバイアスがかかるリスクがあります。

これを防止するにはメーラーのCC機能を駆使することによってある程度防止することもできますが、タイムリーに閲覧してくれるとは限りません。

ビジネスチャットは従来の意思疎通のあり方を大幅に改善できる可能性を持っています。

 

管理職が率先して活用することを明らかに

複数の人間がリアルタイムに会話のやり取りを行うことで、リアルタイムに共通認識を共有できるといった優れたメリットを持つビジネスチャットを導入するにあたっては、活用のためには事前に取り決めなどを明確にしておく必要性があります。

モニターやディスプレイの向こうに構えているのは人間なので、そのやり取りの如何によっては軋轢や混乱をもたらす可能性は否定できないからです。

具体的な取り扱いの準則はもちろんですが、遵守するべきマナーもある程度互いに踏まえておくことが必要です。

ビジネスチャットを定着させて利便性の高いツールとして社員やスタッフが認識できるためには、メールは基本的に利用しないことが大切です。

メールも併用しているとなかなかビジネスチャットが定着しないので、定着することがないため中途半端な状態に止まり、導入したメリットも半減するからです。

またメールは社外からの送信にも対応しているので情報漏えいのリスクもあります。

いきなりビジネスチャットを導入することに不安を感じている場合には、管理職から試験的に導入するというのも実践的です。

管理職は率先して利用することを、明文化することも定着のためには大事です。

現場の抵抗感が強いこともあるので管理職が積極的に利用しながら学ぶことが普及につながり、そのメリットを享受することにもつながります。

同時にビジネスチャット導入の目的を明確にして、一般社員などの不安や抵抗感を払拭しておくことも必要です。

 

チャットルームの開設権限は明確に

ビジネスチャットを活用するにあたっては、アクセス権限を明確にしておくことも求められます。

この点を明らかにしないで曖昧なまま導入を図ると、チャットルームが乱立してしまい、方向性が定まらないまま情報だけが行き交うことになります。

文章のやり取りをする中で問題点を明らかにし、何らかの方向性をつけて最終的な回答にいたるためには、ビジネスチャットの数を管理できる程度に抑えておくことがポイントです。

また情報漏えい防止のためにも、アクセス権限を明確にすることは意義があります。

ビジネスチャットの権限は、管理者と発言するメンバー、それを閲覧する立場の者の3つから構成されています。

基本的に管理者は1-2人で、プロジェクトに従事するものが参加者になり、他の案件に従事するものは閲覧のみとするのが基本的です。

ビジネスチャットを活用すると、多くの資料がファイルで共有されることになります。

情報漏えいのリスクを最小限に抑えるためには、チャットルームだけの閲覧権限とファイルの閲覧権限は明確に線引きしておくことが必須と言えます。

ファイルのアクセスは、GoogleDocsというファイル共有ツールを利用することで可能になります。

このようなツールで管理することは、それぞれの立場の権限を明確にする意味があります。

例えば、チャットルームを閲覧しただけで、不用意に機密情報がプロジェクト従事者以外の者に目に触れたり、外部への漏洩を防止したりすることが可能になる訳です。

 

送信や返信についての時間なども規定

電子メールを利用するときと同様に、ビジネスチャットを導入するに際してもマナーを決めておくことで支障なく円滑な利用を可能にします。

とりわけ送信や返信などのシーンにおいて明文化しておくのが、望ましいマナーを幾つかご紹介しましょう。

送信する時間帯ですが、業態に応じて24時間OK・勤務時間内あるいは17時までなどのスタイルが考えられます。

間断なく送信可能にしておいては、負担になったり漫然になりがちです。そこで基本は勤務時間帯に明確に規定しておき、それ以外の時間帯は翌営業日に送信するようにするべきです。

送信されたメッセージに対するレスポンスの目安も効率的に運用するために送信時間も決めておきましょう。

勤務時間内での対応を基本にし、それ以外の時間帯は翌営業日に返信するように決めておくと、ビジネスとプライベートの線引きを実現することになります。

またビジネスメールでは、冒頭にあいさつ文などを挟むことが一般的です。ビジネスチャットのシーンではむしろ、そのメリットのスピード感をそぐ結果になりかねません。

「お疲れ様です」程度にしてあくまでスピーディーさを損なわないことを前提にするのが必要です。

とはいってもビジネスシーンで活用するものなので、ビジネスマナーを遵守することは当然のことと言えます。

丁寧さを心がけるのはもちろん、攻撃的な内容などはあえて規制することは有益です。

マナーを考えるにあたってはビジネスメールには学ぶ部分も多くあるでしょう。