近年、多くの企業にて活用されているビジネスチャットですが、無料で利用できるツールも存在します。あまりお金を使いたくないというのであれば、無料のものでも大いにビジネスに役立てられるのでおすすめです。今回は、無料のビジネスチャットツールを活用するにあたり、メリットや有料のツールとの違いなどを紹介します。

あまりお金をかける余裕がないという場合も安心

ビジネスチャットツールは、業務をするにあたり欠かすことができないツールのひとつになりました。そのため未だ導入していないというのであれば、早めに導入するようにしたいところです。これは、企業だけではなく、個人でビジネスをやっている人にも当てはまる事実だといえます。

ただ、あまりお金をかけたくないというのであれば、無料で利用できるビジネスチャットツールをおすすめします。よほど人数が増えなければ、無料ツールでも活用できます。

有料ツールにしたほうがよいケース

大規模な企業をはじめ、使用する人数が多い場合は、有料のものを利用したほうがよいでしょう。理由は、利用できるクラウドサーバーの量が増えるうえ、活用できる機能が増えるからです。しかし、全体的な意思疎通を図るだけ充分というのであれば、無料のビジネスチャットツールでも活用できます。

ビジネスチャットツールのよいところは、メッセージだけではなくいろいろなファイル等を共有できるところです。社員全員にスケジュールの情報なども簡単に共有できます。また、重要なファイルなども全員で共有しチェックすることもできます。

一人ひとりにメールで配布するなどといった面倒な作業がなくなるので、作業効率化を図ることにつながります。

まずは無料のものを使用してみよう

必要だと感じてから有料にしても遅くない

本格的にビジネスチャットツールを使いこなす前提で、はじめから有料のものを購入する企業もあります。しかし、使いこなすことができずに断念するケースも考えられます。そうなることを未然に防ぐためにも、まずは無料のビジネスチャットツールで試してみる方法がおすすめです。
使用する社員が少しずつ使いこなせるようになれば、有料への移行がスムーズになり、ツールをうまく活用しやすくなり、会社全体のレベルアップが期待できます。

もし、無料のビジネスチャットツールのままでも充分活用できるというのであれば、有料へ移行する必要はありません。

機能を理解したうえで追加機能について考えよう

近年のビジネスチャットツールは、スマートフォンとも簡単に連動できる無料チャットツールも登場し、無料のままでも活用できるものがあります。親和性が非常に高いツールなら、いつでもパソコンとスマートフォン同士でビジネスチャットを展開できます。

また、無料のビジネスチャットツールのままでも、無料の音声会話ができます。いろいろな機能が搭載されていることを考えると、本当にコスパのよいツールです。もし、有料プランのみ利用できる機能のなかで、どうしてもビジネスで必要と感じている場合は、追加したほうが無難だといえます。

情報漏えいをしないためにも

ビジネスチャットツールを使ううえで、ビジネスパートナー全員と機密情報のやりとりを行うこともあります。クラウドサーバーにメッセージやデータを保管しておけば、それぞれが好きなタイミングで自由に閲覧できます。

これほど便利なツールはないと感じられますが、注意しなければならないのがセキュリティ面です。

1番気にしなければいけないのはセキュリティー

油断をすると情報が漏えいしてしまう可能性があります。ハッキングやサイバー攻撃などによって情報が漏れてしまう原因を防ぐためにも、セキュリティが万全のツールを選ぶことが重要です。少しでも脆弱性が発見されたら、都度アップデートしてくれるツールを選べば、予防できます。無料のままでも、セキュリティサービスを万全にしているサービスもあるため、選ぶ際にはチェックしておきましょう。

もし、今までビジネスチャットツールを利用したことがないというのであれば、使ったことがある人の体験談を聞く方法があります。ほかにも、口コミサイトにてレビューをチェックしておけば、どのビジネスチャットツールのセキュリティが強固なのかが、わかるようになります。

まとめ

今回は、無料のビジネスチャットツールにおけるセキュリティについて紹介しましたが、参考になりましたか？もし、ツールを導入していないというのであれば、使用する全社員が使いこなせるようにするためにも、早めに導入しましょう。ビジネスチャットツールによるメッセージのやりとりは、近年では当たり前になりつつあります。ネット回線を通して、いろいろな情報データを共有できるビジネスチャットツールは、ビジネスをしている全ての人や企業におすすめできます。ただし、セキュリティー漏洩のリスクにだけは注意を払っておきましょう。そして、無理にお金をかけなくても、無料のままでも十分に機能性が高いです。必要になったら課金するような方法でもよいので、ぜひ活用してみましょう。