ビジネスでは、人と人とのコミュニケーションが必要になります。

以前は携帯電話やメール等で行うことが多かったのですが、現在ではさらに迅速にやり取りできるビジネスチャットの利用が増えてきています。

ビジネスチャットは気軽に連絡できることから、社外との連携にも頻繁に活用されているのです。当記事では、社外で使う場合の、ビジネスチャットの活用方法について詳しく紹介していきます。

企業を超えたプロジェクトごとのやり取り

ビジネスを行うとき、通常は企業内で完結するように行います。足りないものがあれば、購入したり投資をする必要がありますし、仕事に適した人がいなければ新たに採用しなければいけません。

しかし、最近では以前よりも柔軟なビジネスを行う企業が多くなっています。例えばフリーランスへ業務を外注したり、別会社の提携したりなどプロジェクトごとにチームを組むシーンが増えています。

この時に「担当者同士が会社を行き来する」「会議のために別の場所を用意する」のというのは非効率です。そこで、こうした社外との連携する際にも、効率的にコミュニケーションを取れるのが、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットの導入がきっかけで、独立した個人が連携して、プロジェクトごとに業務することが可能になりました。

現在はオフィスを持たない会社が増えたり、社員は少数精鋭で、末端の業務を外注化したりするケースも増えています。このような企業を超えた新しい業務スタイルを実現するために、ビジネスチャットは活用できるのです。

注意としては機密情報などの扱い方で、他のコミュニケーションとのセキュリティーの差を考慮して行う必要があります。例えば、ビジネスチャットは気軽に連絡できる分、警戒心が薄れます。

その結果、不審な添付ファイルを開いてしまい、マルウェア感染する危険性があります。ツールによっては高度なセキュリティーを備えたものもあるので、セキュリティ面も考慮の上、ビジネスチャットを導入しましょう。

リアルタイムに受注や発注を行える

ビジネスチャットは、やりとりの記録はもちろん、リアルタイムの受発注できるのが魅力です。

メールやFAXは、相手が留守でも送信・情報の記録は可能です。しかし、相手からの反応などが分かりにくい問題があります。

特に受発注を行うときなどには、一応相手に情報を送りますが、それを受けたかどうかの返事がわかりません。受けたつもり、送ったつもりなどになると正しく受発注ができない時もあるでしょう。

また電話の場合は、リアルタイムでの情報伝達ができますが、「相手が留守だと繋がらない」「やりとりの内容が残らない」といった部分が大きな欠点です。

これらメールやFAX、電話の問題を解決できるのがビジネスチャットです。

1日に1回程度の受発注なら、これまで通りでよいでしょうが、1日に何回も受発注を行うビジネスにおいては、その都度確認が欲しい時があります。この発注に対して希望の納期通りに受けられるのかをすぐに教えてほしい時に有効活用できます。

ビジネスチャットは、基本的にレスポンスが早いので、希望の情報をすぐに受け取れるでしょう。またその情報を元にして次の行動に出やすくなります。

「発注を受けました」等の簡単な情報がもらえるだけでも発注をした側にとっては安心できます。さらに、万が一間違って発注してしままった場合も、相手からの返事が早ければすぐに修正も可能です。

顧客に対するサポートを行うときに使う

社外でのビジネスチャット活用方法として、特に増えてきているのが「顧客へのサポート」です。

例えば、会社に機械やコンピュータシステムを提供するとき、導入までの間にいろいろな打ち合わせをします。その後、試験稼働などを経て本稼働に移り、本稼働後に問題なく稼働していることを確認します。

それ以降は、しばらくは導入先に行くことはなく、1か月に1回ほど様子を見に行くぐらいになるでしょう。

ただトラブルが発生した時にはその都度行く必要があるため、トラブルの原因を聞き、電話で対応ができないなら、実際に現場に行って対応します。

トラブルへの対応は提供会社にとっては、それなりに負担になるため、軽減する方法を考えているところも多いのではないでしょうか。

そこで、ビジネスチャットが活用できます。社外の人とリアルタイムに情報のやり取りを行い、稼働状況の確認したりトラブル時の対応などに使ったりできます。

トラブルに関しては問題が大きくなればなるほど、修復作業が大掛かりになるものです。しかし、問題が小さいうちに対処していれば、深刻にならないケースも少なくありません。

手軽に交流できる仕組みがあると、少しの異変でも、相手に伝えることが可能です。提供会社もそれらの情報を元にトラブルの状況を把握し、大きな問題になる前に対処できるはずです。

チャットサポート専門の部署を作って対応することも可能だといえるでしょう。

以上の通り、ビジネスチャットを有効活用することで企業間のビジネスにおいて互いの社内に居ながら情報交換が可能になるなど、様々なメリットをもたらします。

また、リアルタイムに受発注をするときにも、すぐに確認などを行うことが可能であったり、システムを提供する会社ではサポートの仕組みで使用できたりと、社内だけに留まらず社外でも活用できる有能なツールと言えるでしょう。