リモートワークが広く浸透した昨今、チャットを利用している方も多いのではないでしょうか。チャットはとても便利なツールで、電話の代用にもなりそうですが、チャットと電話には明確に違いがあります。本記事では、チャットと電話の違いについてご紹介します。上手に使い分けるポイントも説明するので、作業効率の向上にお役立てください。

チャットの特徴

まずは、チャットの特徴をご紹介します。

記録に残せる

チャットの大きな特徴として、チャットでやり取りをする場合、しっかりと記録に残せることが挙げられます。伝え忘れや、言い間違え、聞き間違えなどが起こらないため、後から起こり得るトラブルを避けられます。

相手の時間を奪わない

さらに、チャットは相手の時間を奪わずに要件を伝えられる優れものです。こちらが送った内容を相手が、都合のよいタイミングで開封して読めるため、相手に迷惑がかからないか気にすることなく、手軽にメッセージを伝えることが可能です。

複数名での情報の共有が可能

1対1ではなく、複数名で同じ情報を共有できるのも、チャットの大きな特徴といえます。同じプロジェクトへ取り組んでいるメンバーで、情報が抜けることなく共有が可能です。何度も同じ内容を伝える必要もなく漏れも防げるため、作業効率の向上に役立ちます。

チャットと電話の違い

それでは、チャットと電話はどのような違いがあるのでしょうか。ここでは、チャットと電話の違いについてご紹介します。

1対1と複数名

チャットと電話の大きな違いは、1対1でのやり取りか、複数名でのやりとりかということです。チャットでは1対1も複数名もやりとりも可能ですが、電話では基本的に1対1のやり取りのみとなります。

記録媒体かどうか

チャットは、基本的に記録される媒体です。基本的にデータやメッセージで送った内容がすべて残るチャットと比較して、電話は記録を残さないコミュニケーションツールといえます。

チャットのほうが向いている場合

では、チャットが向いているのはどのような場合でしょうか。まずはチャットのほうが向いている場合を紹介します。

大人数での会議や情報共有

大人数で会議を行う場合は、電話よりもビジネスチャットに付随しているボイスチャットや、ビデオ会議機能が向いています。大人数で同じ情報を抜けることなく共有できるため、プロジェクトをスムーズに進められます。共有した内容を後から各自で確認できるのもうれしいポイントです。

記録を残したい内容のやり取り

確実に記録を残すためには、電話ではなくチャットを利用しましょう。文字で残すことにより、話し合った内容に間違えがないか、確認できます。

データや動画を共有したい場合

ExcelやPowerPointの資料、動画や画像など、共有したいデータがある場合にはチャットの利用が向いています。電話を利用する場合やミーティング前にも、事前に資料を共有しておくことで、ミーティングを効率的に進めることが可能です。

急ぎではないが伝えておきたい内容

わざわざ電話するほどでもないけれど、確実に伝えておきたい内容がある場合もチャットが向いています。相手の都合のよいタイミングで確認できるため、ストレスなく情報の共有が可能です。

電話のほうが向いている場合

便利で万能のように思えるチャットツールですが電話のほうが向いている、場合もあります。次は電話のほうが向いている場合を紹介します。

緊急の案件

チャットには相手の時間を奪わない利点がありますが、緊急案件には向いていません。緊急の案件では、確実に相手にすぐ伝わり、さらに相手のレスポンスもその場で確認できる電話を利用しましょう。問題解決への時間短縮が可能になります。

記録に残したくないやり取り

記録に残したくない業務上のセンシティブな内容の情報共有は、チャットではなく電話を利用する方が向いています。文書や録音で残さずに、内密に進めたいプロジェクトの場合には、電話を利用しましょう。

細かいニュアンスを伝えたい案件

文字やデータでは伝えにくい、細かいニュアンスを伝えたい案件がある場合は電話の利用がよいでしょう。声のトーンや伝え方で、相手に文字で伝えるのとはまったく違った印象を与えることも可能です。

相手が電話を好む場合

年代や個人の好みの関係で、電話を好む方がいることも否定できません。上司や取引先とのやり取りで、チャットで伝えても毎回内容の確認をできていない方がいる場合は、電話でフォローアップしたほうがよい場合もあるため、注意が必要です。

まとめ

チャットと電話の特徴や違い、どちらをどのようなタイミングで使うべきかについてご紹介しました。リモートワークやグローバル化に伴い、必要不可欠になりつつあるチャットツールですが、利用すべきでない場合もあります。その時々のタイミングや状況に応じて、上手にチャットと電話を使い分けましょう。適切なタイミングで適切なツールを使うことにより、業務の効率が上がり、快適に仕事やプロジェクトを進められるでしょう。