会社という組織において、欠かせないのが情報の共有です。

情報を共有するために、日々のコミュニケーションが重要になってきますが、その中に導入にされているのが、ビジネスチャットです。

ビジネスチャットは、社員のコミュニケーションを高めるだけでなく、情報を共有といった機能面でも有益なもので、取り入れることでビジネス効率を良くすることが期待できます。

ビジネスチャットってなに？導入するポイント

ビジネスチャットは、チャットをビジネスに特化して提供しているサービスのことです。

チャットはネットワーク上で、利用者同士が文章をリアルタイムでやり取りできる仕組みのことです。

リアルタイムで短い文章でやり取りでき、文章が記録として残るので、後から確認が可能です。

電話の場合にもリアルタイムでのやり取りできますが、音声であるため記録には残りません。また相手が不在の場合には情報が伝わりにくい欠点があります。

またチャットは複数の人が同時に参加することができますから、個人間だけでなくグループ内で、情報のやりとりが可能で、それを見ることで情報の伝達性も高いものです。

ビジネスチャットでは、LINEなどのチャットツールとは違い、ビジネスに特化している点が特徴です。そのため、他者に知られないセキュリティ面の強化やチャット以外の機能が付与されています。

導入するポイントとしては、コストや機能のほかにも社員が使いやすいことが挙げられます。

使用するのは社員ですから、操作性が悪い場合には、上手く活用されないことも少なくありません。

さらに、ビジネスチャットをはじめとして、これらのビジネス向けのサービスは、インターネット上で利用できるクラウドサービスが中心となっています。その点でも通信の安定性も導入ポイントの１つとなるでしょう。

ビジネスチャットではファイルも共有できる

純粋なチャットでは、ファイルを共有するサービスは用意されていません。従来のチャットでファイルを相手に送りたい場合には、外部のファイル共有サービスを利用する必要がありました。

しかし、チャットをしていると、ファイルをやりとりする場面は数多くあります。そこで、近年のビジネスチャットでは、ファイル共有を行えるサービスを付与しているツールも増えています。

言葉のやりとりだけでなく、ファイルをやりとりするためのサービスとしても使われているのです。

この際に大切なデータである場合には「暗号化する」「特定に相手にしかダウンロードできないようにする」などの必要があり、やや面倒なものです。

ビジネスチャットに上記の機能が付与されており、参加者に対して安全に情報共有できます。またビジネスチャットでは、共有スペースにファイルをアップロードして、誰でも手軽にダウンロードできるのです。

ただし注意しなければならないのは送れるデータの量です。

すべてのビジネスチャットが対応しているわけではありませんが、サイズの制限もそれぞれに異なります。

文書や表計算といったデータであれば、それほどサイズは大きくないですが、画像や動画が加わるとサイズが大きくなります。

ビジネスチャットを選ぶ際には、日頃からやりとりしているデータも調べておく事が大切です。自社の業務に合わせたサイズ制限のプランを選ぶようにしましょう。

無料でも使えるビジネスチャットと重要なセキュリティ

ビジネスチャットを導入するのであれば、有料のものを導入すべきですが、一部では無料でも利用が可能です。

無料の場合には利用できる機能が制限されており、特にファイル共有は利用できなかったり、またはサイズ制限が極端に小さかったりなどの問題があります。

しかし、ビジネスチャットのなかには、無料トライアルできることも多く、使い方を知るには十分です。ビジネスチャットを導入してみたい場合には、まずは無料サービスで利用してみて、自社にとって有益なものか確かめることが大事です。

実際に導入をしてみて社員に不評では、十分な効果を得ることもできないでしょう。

一方でビジネスに使う以上は、気をつけたいのがセキュリティです。

ビジネスチャットに限らずチャットというものは、基本的にデータをネットワーク上に垂れ流すものであり、情報漏えいのリスクは付きまとうものです。

この点で、不正アクセスやハッキングに対する監視体制が整っているサービスを利用することが大事です。基準としては、国際規格ISO27001以上のものを選ぶと安心でしょう。

その他、利用できる端末に関しても留意しなければなりません。

クラウドで利用できるサービスはブラウザを使って利用しますが、スマートフォンなどの場合には、専用アプリである方がプッシュ通知が行われるなどの強みがあります。

このためスマートフォンを社員にもたせている場合には、スマートフォンに強いビジネスチャットを利用することで効率を高められます。ぜひ安全性の高いビジネスチャットを導入し、スムーズな情報共有を行ってみてください。