チャットだけではない！ビジネスチャットはファイル共有も可能！

会社という組織において欠かせないのが、情報の共有です。

情報を共有するために日々のコミュニケーションが重要になってきますが、その中に取り入れられるようになっているのがビジネスチャットです。

ビジネスチャットは社員のコミュニケーションを高めるだけでなく情報を共有するといった機能でも有益なもので、導入することでビジネス効率を良くすることが期待できます。

ビジネスチャットとはなに？導入するポイント

ビジネスチャットはチャットをビジネスに特化して提供しているサービスのことです。

チャットはネットワーク上で、利用者同士が文章をリアルタイムでやりとりすることができる仕組みのことです。

電子メールよりも一度に送れる情報量は限られますが、リアルタイムで短い文章でやりとりすることができます。

電話で話すよりも情報の伝達性は遅いですが、電話の場合には音声であるため相手が不在の場合には情報が伝わりにくいものですが、チャットであれば書き込んだ文章は残るので遅れてでも相手が確認することができます。

それとチャットは複数の人が同時に参加することができますから、個人間だけでなくグループ内で情報をやりとりすることが可能で、それを見ることで情報の伝達性も高いものです。

一方で、ビジネスチャットではビジネスに特化していることで他者に知られないようなセキュリティ面の強化やチャット以外の機能が付与されていることが特徴です。

このため単体で提供しているところもありますが、グループウェアなどに含めてサービスを提供しているところもあります。

導入するポイントとしては、コストや機能のほかにも社員が使いやすいことが挙げられます。

使用するのは社員ですから、操作性が悪いといった場合には上手く活用されないこともあります。

それとビジネスチャットをはじめとしてこれらのビジネス向けのサービスはインターネット上で利用できるクラウドサービスが中心となっており、その点でも通信の安定性も導入ポイントになります。

ビジネスチャットではファイルも共有できる

純粋なチャットではファイルを共有するサービスは用意されていません。

しかし、チャットをしていると、ファイルをやりとりする場面は多く、このためファイル共有の需要はビジネスに限らずあるものです。

このような事から近年のビジネスチャットでは、ファイル共有を行えるサービスを付与しているところも増えており、言葉のやりとりだけでなくファイルをやりとりするためのサービスとしても使われています。

従来のチャットでファイルを相手に送りたいといった場合には外部のファイル共有サービスを利用する必要があります。

この際に大切なデータである場合には暗号化したり特定に相手にしかダウンロードできないようにするといった工夫をする必要があり、やや面倒なものです。

ビジネスチャットにこの機能が付与されていれば、チャット参加者に対して送る事が出来ますし、共有スペースにファイルをアップロードしておく事で、誰でも手軽にダウンロードする事が出来るようになります。

ただし注意しなければならないのは送れるデータの量です。

すべてのビジネスチャットが対応しているわけではありませんし、サイズの制限もそれぞれに異なります。

文書や表計算といったデータであればそれほどサイズは大きくありませんが、画像や動画が加わるとサイズが大きくなりますから、選ぶ際には日頃からやりとりしているデータに関して調べておく事が大事で、余裕を持ったサービスを提供しているところや将来的にサービスを拡張できるものを選ぶ事がポイントになります。

無料でも使えるビジネスチャットと重要なセキュリティ

ビジネスチャットを導入するのであれば、有料のものを導入すべきですが、一部では無料でも利用が可能です。

無料の場合には利用できる機能が制限されており、特にファイル共有は利用できなかったり、またはサイズ制限が極端に小さいといったものなどがあります。

しかし、チャットの機能は開放されていることも多く、その使い方を知るには十分です。

もしビジネスチャットを導入してみたい場合には、まずは無料サービスで利用してみて、自社にとって有益なものか確かめることが大事です。

実際に導入をしてみても社員に不評では十分な効果を得ることができません。

一方でビジネスに使う以上は気をつけたいのがセキュリティです。

ビジネスチャットに限らずチャットというものは基本的にデータをネットワーク上に垂れ流すものであり、情報漏えいのリスクはつきまとうものです。

この点でネットワーク上に情報が必要以上に伝わらないようにするほか、不正アクセスやハッキングに対する監視体制が整っているサービスを利用することが大事です。

また利用できる端末に関しても留意しなければなりません。

クラウドで利用できるサービスはブラウザを使って利用しますが、スマートフォンなどの場合には専用アプリである方がプッシュ通知が行われるなど強みがあります。

このためスマートフォンを社員にもたせている場合にはスマートフォンに強いビジネスチャットを利用することが効率を高めることができます。