インターネットが発達した近年では、仕事の効率化や正確性を図るための便利なツールとしてビジネスチャットを導入する職業が増えてきています。

とはいえ、どれでもよいわけではなく、その職業に無駄がなくぴったりのものを導入する必要があるでしょう。

そこで、どのようなおすすめのビジネスチャットがあるかを事前に確認する必要があるのです。

 

製造業でビジネスチャットを使う場合

製造業の課題の一つは、社内における円滑なコミュニケーションができていないことで、無駄な残業が増えてしまうことです。

もちろん、小規模の製造業ならば各部門の連携がとれている可能性はあります。しかし、100人単位の職場やそれ以上の人数がいる場合には、なかなかコミュニケーションを取れないことが多いです。

この場合起こりうる現象としては、社内でメールや情報共有を行う過程で無駄が生じてしまうことです。

また、頻繁に会議などを行い結果的に無駄な時間を使ってしまうことが少なくありません。

逆に会議などをなくしてしまうと、業務の効率化を図ることができますが、その反面コミュニケーション不足からミスなどが頻発する恐れがあります。

そこで、ある程度規模の大きい製造業では、ビジネスチャットを使うことにより、各部門同士のコミュニケーションを図ることがスムーズになります。

特におすすめな使い方は、可能なかぎり会議を減らし、その代替手段としてチャットを利用することです。

日本の企業では、会議に使う時間は一回当たり1時間から2時間ですが、そこに参加する人数が多ければ多いほど一つの事案を決めるに当たり消耗する時間が増えてしまいます。

会議の場合には、無駄な発言には提案なども多く、時間が犠牲になってしまいます。

ですが、チャットを使って文字化することにより、わざわざ無駄な提案をすることはなくなります。

すべての会議をなくす必要がありませんが、可能なかぎりチャットで行い情報共有し、必要あれば発言をする仕組みを利用すれば一気に残業を減らせるでしょう。

 

テレアポの現場におけるビジネスチャットの使い方

テレアポでも、ビジネスチャットが役立つ場面も多くあります。

なかでも顧客から電話がかかってくる業務においては、ビジネスチャットを利用することで合理的に仕事を進めることが可能です。

リアルタイムで顧客と対話しているので、何か質問があった場合にはすぐに対応できなければいけません。

従来ならば、顧客から質問に即答できない場合には、わざわざほかの人に聞きに行ったり上司に質問したりしました。

これにより移動する時間がかかるだけでなく、問題解決できないことも多くなったのです。

その結果、顧客を待たしてしまい、クレームになる事例が少なくありませんでした。

ですが、現場でビジネスチャットを使うことにより、その場から動かず上司などにパソコンを通じて質問できます。結果的に顧客からの質問に即答できたり、保留時間を短縮できたりと対応品質の向上を図れます。

また、最近のビジネスチャットでは、ある程度大きな規模のデータを送ることも可能です。

例えば、顧客から料金について尋ねられた場合すべてを暗記しているならば問題ありませんが、暗記していない場合や手元に料金表などがない場合があります。

この場合、チャットを通じて料金表などの大きなデータを送れれば、わざわざ手打ちで対応するのではなく、ボタンを一回押すだけで対応でき、時間の効率化を図ることが可能です。

このような場面が想定される場合、ある程度容量が大きいタイプのビジネスチャットを導入しておいた方がよいかもしれません。

 

営業におけるチャットの使い方とは？

ビジネスチャットは、営業職においても非常に重要な役割を果たしています。

ビジネスチャットを上手に使うことで、営業職の仕事を効率化することができ、重要な契約を逃さないことが可能です。

一般的には、営業活動する場面で値引き交渉などが発生することがあります。

値引き交渉に関しては、その場で営業マンが相手との間で交渉できる範囲も多いです。

あらかじめ、いくらまでなら値引きをしても問題ないとその場にいない上司から告げられているからです。

しかしながら、その金額を微妙に超えている場合、営業マン与えられた権限の範囲外になってしまいますが、交渉することができることも少なくありません。

もしそこで交渉しなければ、会社にとって大きな損失になってしまう場合は交渉した方がよいと判断できます。

この場合、あらかじめ上司から許可を得た金額よりも割引をしなければならないとすれば、勝手な判断をすることができません。

かといって、いつまでも上司からの返事を待ち、顧客を待たせておくのも印象が悪くなってしまいます。

やはり顧客側も値引き交渉するにあたり、迅速な回答が欲しいと考えていますので、可能な限り短期間で返事をする必要があります。

その時、その場にいない上司に対してビジネスチャットを利用して、承認を得られれば、すぐに返事をすることができます。その結果、より有利に契約できるでしょう。

「鉄は熱いうちに打て」と言われるように、交渉ごとで相手の関心が高いうちに、決断してもらうことが大切です。ビジネスチャットを使えば、重要な局面でスムーズに上司と連携できます。

コミュニケーションの即時性が高まれば、交渉でも有利に働くでしょう。