電話するほどの要件ではないがメールでのやり取りはなかなか難しいシーンがビジネスにはたくさん存在します。

そんな問題を解決し、気軽にコミュニケーションを取る方法としてビジネスチャットを導入する会社が増えています。

社内の記載規則にはきちんと従う

ツールとしてはどんな使い方をしても構いませんが、業務の性質に合わせて社内で記載方法を定めていることがあります。

その方法には必ず従いましょう。

規則は必ず決められた原因があるはずです。

例えば専門部署に質問ができるグループで、それぞれが好き勝手に質問を乱立させると回答もしづらく、結局気軽に聞ける利便性が失われてしまいます。

不必要にグループがたくさんできあがると、どこに何を送ればいいかわからなくなります。

その結果用事のある人にダイレクトメールばかりでメールと変わらない使い方をしていては意味がありません。

グループ内で見える所で会話することにより類似業務を担当した人から知識を得られたりするのがグループでコミュニケーションを取るメリットです。

原則として必要な情報を記載したテンプレートを使うことや、スレッドで会話を続けることなど細かいように感じても重要な決まりが多いです。

関係者全員が快適に使うためにも決められた規則には従いましょう。

使いづらいと感じた場合はツールの管理者と相談して規則自体を見直してもらう方に働きかけます。

簡単に運用するなら規則に縛られない雑談用のグループを一つ確保しておきましょう。

困ったときはどうしたらいいかまずそこに問い合わせることができれば業務が止まってしまうこともありません。

飲みのお誘いから気になるニュースの話題まで、何気ないことが活発にやり取りされているグループがあるとツール自体も使いやすくなります。

メッセージの送付先ミスに注意する

ツール内でクライアントが参加しているグループと社内の関係者連絡用のグループが似たような名前でとなりあっていることもあります。

メッセージを送る際はメール同様に宛先間違いに注意しましょう。

グループ全員が見られることに変わりはないのでメンション間違いくらいは許容されますが内部情報をクライアントの見ているグループに投げてしまうと大きな問題になります。

その点はメールの誤送信と変わりません。

一度送ったメッセージを削除することもできますがクライアントが見てしまい、不愉快に思えばそこまでです。

消せるから送り間違えても問題ないと思っていると油断を招き、大きなトラブルにつながりかねません。

メールよりも気軽にメッセージが打ててしまう分だけ何か発言する際には注意を払いましょう。

メンバーの管理をしっかり行うことでトラブルが減らせることもあります。

業務から外れたメンバーを速やかにグループから外したり、クライアントのいるグループはグループ名で明確に判別できるようにしたりと工夫できる点はたくさんあります。

面倒に感じるかもしれませんが何かあってしまってからの対応を思えば日頃からしっかり管理しておくのが得策です。

個人で対策を行うならメールアドレスの登録名同様に宛先が誰であるかわかりやすいユーザー名にしておきましょう。

多くのツールはアイコンも設定することができます。

全員が顔写真にすればなかなか会わない人の顔も覚えられます。

写真に限らず象徴的なマークやキャラクターであればそれを目印にするのも賢い手です。

気軽と馴れ馴れしいを混同しない

メールとは異なり、気軽にメッセージのやり取りができるのが大きな魅力ですが、逸脱すると馴れ馴れしくもなりがちです。

チャットの中にも当然マナーは存在します。

文字だけのコミュニケーションとなるため、誤解を招かない表現を使うことが重要です。

またチャットツールはスマートフォンで確認している方も多く、長文がだらだらと並ぶのは嫌われる傾向にあります。

だからといって添付ファイルを使うのも開く手間がかかり受け取った方も確認を後回しにしがちです。

読みづらくならない範囲で文字を小さくしたり、引用表現をうまく使うことで読みやすい文章を書くことができます。

またリアクションの機能が付いたツールであればぜひ活用してみましょう。

受注や作業完了の報告など日常的に発生するタスクでも都度祝ってもらえたり感謝されると嬉しいものです。

ボタン一つでエモーションを表現できるので送る方も気軽に送ることができます。

機種依存などもそれほど気にせずに絵文字が使えるのも魅力です。

こちらも一長一短なのでメッセージを送る相手との距離感を確認しながら使うようにします。

直属の上司や付き合いの長いクライアントであれば会話を円滑に進める道具となりますが取引が始まったばかりの顧客担当者に送るのは避けた方が無難です。

どちらにせよ意味の通じる文章を送る必要があります。

絵文字ばかりでクイズのような文章を送ることはやめましょう。

まとめ

ビジネスチャットの役目は単なる情報伝達ツールだけにとどまらず、社内と社外のコミュニケーションを司ることに拡大しています。

うまく活用していければ働く人たちに雰囲気のよい状態をもたらし業務効率も上がってくるはずです。

ルールに従うのはもちろんですが受け取る相手のことを考えれば最低限失礼な内容にはなりません。