近年では多くの企業でチャットツールの利用が増えています。ビジネスシーンでチャットシステムの利便性はメールよりもよく、特にIT系やベンチャー企業ではメールに代わってチャットが欠かすことができないツールとして浸透しています。今回は、ビジネスチャットツールの便利な機能を紹介します。

ビジネスチャットのおすすめ機能

その場にいなくても会議に参加できる

プロジェクト別にひとつのページをつくり、複数の人がメッセージを書き込みことができます。メッセージはまるで会話をしているかのようにリアルタイムで書き込まれ、あとで内容を確認することができます。

また、スマートフォンからも参加し、社内でも外出中でも確認も参加もすることができます。わざわざ会議室を確保する必要もなく、外出中に社内に戻ってくることも、時間を拘束されることもありません。全員社内にいる必要がないため、遠方から会議に参加することができます。

タスク管理をする目的

ビジネスチャットでは、タスク管理をすることができます。多数のスタッフが関わるプロジェクトの目的を明確にし、情報を共有できます。関わるスタッフ全員に情報共有することによって、業務の効率をアップし複雑になってしまう情報を整えていくことができます。

また、ビジネスでは同時に複数並行してタスクが行われることが多いです。複数のタスクを組み合わせてプロジェクトを遂行することもあります。複数のタスクを並行させながらスムーズにプロジェクトを進めていくためには、タスクの整理が必要です。

タスク管理で通知を受け取ることができる

タスクを管理することは、誰がどの業務を担当し、期日までに作業ができるかを管理することです。ビジネスチャットではタスクを連携しておくと、新たな変更があった場合や作業の終了報告、別のタスクが発生したなど、自分が参加しているプロジェクトのステータスに変更があったときに通知を受け取ることができます。

ビジネスチャットの特徴

ビジネスチャットではさまざまな機能を活用できるため、メールよりも簡単操作で効率がよくなります。

メールと比較すると負担を大きく減らせる

メールでは一度送信してしまうと、修正や送信取り消しをすることができません。再度、メールを送信することが必要になるうえ、送る相手にも何度もメールが到着することになってしまいます。

これに対しビジネスチャットは、送信しても修正が可能です。また、チャットを使うと会話をするかのように返信することができます。メールのような冒頭にあいさつの定型文が不要となるため、メールよりも時間を短縮することができます。

さらに、短い文章やスタンプなどのリアクションを、出先のスマートフォンでも簡単に対応できます。

また、ビジネスチャットでも、メールのようにファイルの送付が可能です。一般的なメールの場合、添付するファイルを開いてからメールを添付する流れになるため、何度も開いて内容を確認するといった手間がかかります。

ビジネスチャットでは、ファイルをわざわざ開かなくても、添付するファイルを選択し送信するだけの簡単操作です。

いろんな場所でいろんな人と情報の共有ができる

ビジネスでは、会議が必要になるケースもあります。かつて昔は、会議を開くとなった場合は、スケジュールを調整して関係者が全員参加でいなければならず、会議にどうしても参加できない場合は、会議に参加してから内容を部下に伝達したり、資料として紙ベースの書類が配布されたりなど、数多くの手間と工数がありました。

インターネットがビジネスで普及されるようになってからは、会議での議事録をメールにて担当者に送付し情報共有がおこなわれていましたが、逐一チェックしてくれるとは限りません。

そこで、ビジネスチャットツールを利用すると、招待されていれば誰もが参加することが可能です。そして、参加者全員に情報の共有ができるため、内容は正確性を増し、あとからでもチェックできます。

さらにビジネスチャットでは、タスク管理機能を使えば、今取り掛かっている業務を確認することができるうえ、タスク管理されているメンバーの状況も確認することができます。

また、何十通もメールを受け取っていると、大切な情報が埋もれてしまう可能性がありますが、チャットツールのタスク管理を利用することによって、自分の情報を把握するだけでなく、申請していたタスクに変更点があった場合、アラートとして連絡が入るため、チェックし忘れるといったことがありません。

チャットも比較的気軽に使い、リアルタイムで更新されるため、ダイレクトに伝えたいことを逐一報告することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？今回は、ビジネスチャットツールで使えるさまざまな機能を紹介しました。このツールは、重要な情報やささいな内容などをリアルタイムで送信できるほか、メールのようなていねいな定型文を何度も送る必要がありません。もし、いまだに導入していない企業があれば、この記事を読んで考えを改め、ぜひ導入を検討してみてはいかがでしょうか。