現在、働き方改革などの影響で、年齢や業種を問わず、働き方は多様化しています。そして昨今のコロナにより、在宅ワークを推進する企業が急激に増加しました。そんな中、新たなコミュニケーションツールとして多用されるビジネスチャット。今回は、意外と知らないビジネスチャットのマナーやシーン別の使い方、役立つ例文を紹介していきます。

ビジネスチャットを始める前に知っておきたいマナー

ビジネスの世界では、時代と共に連絡手段も日々進化していきました。古くは手紙から始まり、電話やファックス、メールなどと変化していく中で、大きく変わったのは、簡易性と言えます。しかし、簡単で手軽に連絡ができる分、相手に不快な思いをさせないため、注意しなければならないことも多くあります。本項では、そんなビジネスチャットを始める前に知っておきたいマナーを解説していきます。

一つ目は「簡潔に要件をまとめる」です。ビジネスチャット最大の利点は、そのスピーディーさです。ビジネスチャットは、メールと異なり、毎回定型の挨拶文や連絡先等を記載する必要がありません。重要なことを簡潔かつスピーディーにやり取りすることを心がけましょう。

二つ目は「ビジネス上でもスタンプは可」です。「急ぎの要件なんだけど、伝わったかな…」こんな思いを相手にさせてしまうのは、良くありません。簡潔なやり取りでテンポ良くやり取りが出来るのが、ビジネスチャットの利点なので、内容を確認したら、すぐに返信するのがベストです。しかし、忙しい時など、状況によっては文章を打つ暇がない時も…そんな時はスタンプでリアクションしましょう。リアクションさえしていれば、相手にも読んだことが伝わるので、安心感を与えることにも繋がります。

三つ目は「礼儀に注意」です。ビジネスチャットは、気軽にメッセージのやり取りが出来る便利なツールですが、基本的なビジネスマナーを忘れてはなりません。いくら要件を簡潔に伝えるとはいえ、業務時間外の早朝や深夜にメッセージを送ることは避けるなど、マナーを守り気持ちの良いやりとりを意識しましょう。

ビジネスチャットで役立つ例文

簡潔でテンポの良いやり取りを重視するビジネスチャットですが、気づかぬ内に誤った敬語を多用していることが、よく見受けられます。これからますます使用頻度が高まるビジネスチャットだけに、今のうちに正しい敬語をマスターしておきましょう。ここでは、いくつかの例文を紹介します。

一つ目は「お礼・感謝の伝え方」です。「いつもありがとうございます。今後ともよろしくお願いいたします」や「お忙しいなかご足労いただきまして、感謝申し上げます」など、ほぼメールと同じ表現が使えます。お礼や感謝を伝えるときは、時間を空けず、すぐに連絡をするのがポイントです。

二つ目は「確認したことの伝え方」です。これは非常によくあるケースなのですが、誤った使い方が多くみられます。誤った使い方の代表例としては「了解しました」です。「了解しました」は、同僚や部下、後輩など目下の人に使う言葉であり、目上の人に使うのは失礼にあたります。目上の方や取引先の方に確認したことを伝えるのであれば、「承知いたしました」や「かしこまりました」が適切な表現といえます。

三つ目は「至急返信が欲しい時の伝え方」です。ビジネスチャットでやり取りしている内容の中には、どうしてもすぐに返信が欲しい場面というのが多々あります。そんな時には、「申し訳ございませんが、至急ご返信をお願い申し上げます」や「恐れ入りますが、至急の確認をよろしくお願いいたします」などというように、こちらの事情だけではなく、相手を気遣う言葉を必ず入れるようにしましょう。

ビジネスチャットで例文を使うときのポイント

前項では、ビジネス上のやり取りよく使われる例文を紹介しましたが、短い文章で的確に要件を伝えるポイントは、他にもあります。そのポイントは文頭と文末を工夫することです。文頭は、メッセージを見たとき最初に目に入る部分なので、相手に一番伝えたいことや相手の興味を惹きつけることを意識しましょう。

一例として、「【緊急の連絡】」「検討の結果⋯」「長文失礼いたします」などです。特に墨付き括弧は、視覚的に強調できるので、今回の例だけではなく【速報】や【結果報告】【要確認】など、さまざまな使い方ができます。次に文末表現のポイントを紹介します。

文末に記載するのは、相手に無駄な手間をかけさせないよう配慮した内容がおすすめです。メールにおける追伸と同じ意味合いだとお考え下さい。「返信は不要です」や「モバイル端末より送信」などと記載しておくことで、相手に返信の手間を省くことや、特に「モバイル端末より送信」と記載することで、相手もこちらの状況を把握してくれるというメリットがあります。

まとめ

これから、利用場面がますます増えてくるビジネスチャット。非常に便利なツールですが、不慣れであるが故に、相手に不快感を与えてしまう恐れもあります。最悪の場合、せっかくのビジネスチャンスを逃すことにも繋がりかねません。会社の一員として、相手とやり取りする訳ですから、まずは社内のルールをきちっと把握することはもちろん、ビジネスチャットでの基本マナーもしっかりと理解した上で活用しましょう。