ITソリューションが中心となりつつある近年では、ビジネスチャットツールを導入している会社が多くなってきています。その導入率は、企業全体の30%近くとまでいわれています。このため、ビジネスチャットツールを導入し、時代の波に乗り遅れないようにしましょう。今回は、ビジネスチャットツールに焦点を当てて解説します。

徐々にシェア率が高まってきたビジネスチャット

かつて昔と比べても、多くの企業がビジネスチャットツールを導入し、活用するようになりました。企業全体でチェックしてみればわかりますが、その市場規模はおよそ30%近くにまで及んでいます。それほどまでに、常識的なツールになってきたということです。

もし未だにビジネスチャットツールを導入していない、もしくはツールを使いこなせていないというのであれば、業務に支障をきたすことがあるので、早い段階で導入して使いこなせるようにしておきましょう。

導入のメリット

ビジネスチャットツールを導入することによって、会社全体の情報交換を円滑に進めることができます。

また、出勤票等の情報もすべての会社員で共有するなど、クラウド上でデータの共有が簡単にできます。仕事で重要なデータファイルなどを、全社員に共有できるため、頼りになるツールといえるでしょう。

しかも、近年のビジネスチャットツールは、スマートフォンともスムーズに連動できます。パソコンのブラウザだけではなく、手元のスマートフォンでも簡単に開くことができ、会社と迅速な連絡をとるほか、時間と場所に縛られることなく、すぐにミーティングを展開できます。

メッセージでのやりとりだけではなく、無料通話ができるビジネスチャットアプリも多く存在しているので、昔に比べてもさらに利便性は向上したといえるでしょう。

会社全体の品質向上につながっていく

ビジネスチャットツールを使いこなすことによって、会社全体の連携力が高まり、業務の効率化にもつながっていきます。

では、ビジネスチャットツールをどのような方法で導入するべきでしょうか？

まずは無料のもので試してみよう

一部のビジネスチャットツールは、無料で使うことができます。もし途中で機能が物足りないと感じた場合は、有料プランに切り替えて機能を追加することが可能です。

ただ、はじめから有料プランにするのではなく、無料プランで試してみましょう。その後、社員からのヒアリングを行い、本格導入するか否かを決めます。こうすることで、ビジネスチャットツールの導入がスムーズになります。

大規模でやりとりをするなら、利用できるサーバーの容量が増えるため、有料コンテンツを利用した方が無難です。もし、個人事業主等が複数人のビジネスパートナーとやりとりをする程度であれば、無料のビジネスツールを使い続けるだけでも問題ないでしょう。

状況によっては、パソコンのブラウザではなく、スマートフォンのアプリでやりとりをするだけでも十分です。ビジネスの状況や希望によって、利用するべきビジネスチャットツールも大きく変わってくるので、利用している人の体験談などを参考にし、どのアプリにすればよいのか、よく考えて選ぶようにしましょう。

社内SNSとは趣が大きく違うコンテンツ

近年では、ビジネスチャットだけではなく、社内でSNSを展開している会社も多くなってきました。会社の中で特定の情報を共有のフィールドに発信し、情報を拡散するとともに、それについての意見を求めるといった方法です。

ビジネスチャットに関しては、SNSと比べてクローズなので、特定の人たちでミーティングやプレゼンテーションを行うときに向いています。

ただしビジネスチャットは、極秘の情報が飛び交うこともあるので、セキュリティ対策などをしておきたいところです。そして、ビジネスチャットツールを利用する前に、導入する予定のセキュリティソフトとの相性なども、あらかじめ確認しておいた方がよいでしょう。

セキュリティ対策を簡単に行うことができるツールやアプリなのか、事前に見極めておけば、無難なものを選べるようになります。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールに焦点を当てて紹介しました。近年多くの企業がビジネスチャットツールを導入しており、ビジネスチャットツールの利便性が認められつつあります。さまざまな企業が取り入れているからこそ、選ばれ続けているビジネスチャットツールを取り入れることで、社内でファイル共有し、情報交換するといったことに加え、他社やクライアントとの連携力を高めることにもつながります。そして、モバイル端末ともうまく連動することができれば、ビジネス全体の作業効率化を図れます。もし、ビジネスチャットツールを導入していないという方がいらっしゃれば、ぜひ一度検討してみてはいかがでしょうか。

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