ビジネスチャットはパソコンだけではなく、スマートフォンやiPhoneなどといった、モバイル端末でも活用できます。パソコンとの親和性に優れていて、いつどこにいてもミーティングやプレゼンテーションを行うことができる優れものです。今回は、ビジネスチャットツールをスマートフォンで使用するメリットや注意点などを解説します。

優秀な点

スマホから気軽にオンライン会議に参加できる

かつては、パソコン同士で行うのが主流でしたが、近年のビジネスチャットアプリの多くは、スマートフォンからでも使用できます。

スマートフォンとiPhoneでも、気軽にビジネスチャットに参加できるようになりました。パソコンと共通したアプリをモバイル端末にインストールしておけば、同じ部屋に入り、ミーティングを開始することができます。

また、インカメラを活用すれば、お互いの顔を見ながら展開できるため、プレゼンテーションも可能です。

出先で気軽に業務連絡がチェックできる

スマートフォンとの連携が済んでいれば、出張先や移動中においても業務連絡のやり取りができます。Eメールのような、宛先、件名、署名などを用意することなく、必要な用件のみを送ることができる手軽さがあります。

ファイル共有も簡単

さらに、会社全体のスケジュール表や共有すべきファイルなども、気軽にビジネスチャットを通して共有できます。うまくこれらを使いこなすことで、会社を飛躍させる大きなきっかけになってくれるでしょう。

まだ導入していないなら、ぜひ取り入れてみることをおすすめします。

コストパフォーマンスのよいアプリ

一部のビジネスチャットアプリは、無料のままでも使うことが可能です。一部の機能が制限されますが、ビジネスで必要最低限の機能は搭載されているため、少人数なら問題はないといえます。

利用人数が多い場合は有料のツールがおすすめ

ただ、企業などの大きな規模になってくると、大きな容量を使用するため、有料のビジネスチャットアプリを使ったほうが賢明です。有料といってもいろいろあり、さほど高額な金額ではありません。

無料のビジネスチャットアプリを使っている場合は、有料のものにアップデートするとよいでしょう。今まで使い慣れてきたユーザインターフェイスのまま使えた方が、スムーズに移行できます。

新たな有料ツールを導入する方法もありますが、全員でまた最初から使い方を学ぶ必要があります。そのため、なるべく使い慣れたビジネスチャットアプリに課金する方が、効率よくアップデートできます。最初は無料プランの状態で試してみて、必要に応じて課金するのが効率的です。

また、iPhoneとパソコンを連動させる場合は、パソコンがWindowsかMacかで連携方法が異なります。iPhoneといえばApple社から出ているため、親和性が高いのはMacです。ただ、Windowsでも連携することは可能です。あらかじめ確認しておきましょう。

絶対に確認しておきたいセキュリティー機能

ビジネスチャットアプリを利用する時、必ず確認しておきたいのがセキュリティー機能です。ビジネスでは機密事項なども取り扱います。それらをビジネスチャットアプリで共有するのであれば、セキュリティー機能は必須です。もし機密情報がスマホを連携したことで外部に漏れてしまうと、取り返しのつかないことになるからです。

近年は強固なセキュリティー機能がツールとスマートフォンの両方にある

ただ、強固なセキュリティ対策がツール側にもスマートフォン側にもされています。パスワード設定はもちろんのこと、クラウドに保存した共有ファイルに関しても、外部からは決してアクセスできないようになっているため、特別心配することはないでしょう。

どうしても不安という場合は？

それでも、情報漏えいが心配という方は、予測しにくい複雑なパスワードに設定したり、チャットルームに入れる人間を制限したりといった具合に工夫をすることが大事です。そして、自発的にセキュリティー機能をフル活用することで、対策ができます。標準で付いている機能であれば、活用して情報漏洩を阻止しましょう。

ウイルス等に関しては、外部からの脅威から守るために、別途でウイルス対策ソフトなどを利用する必要があります。これもパソコンだけではなく、スマートフォンやiPhoneと連動させるなら、モバイルアプリ対応のものを利用することが大事です。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールをスマートフォンやiPhoneと連動する際に、メリットや注意点などを紹介しました。出先でも気軽に業務内容や連絡をチェックできるようになったビジネスチャットアプリは、本当に頼りになる存在です。うまく使いこなせば、会社の全体的な品質の向上を、効率よく実現できます。ただし、セキュリティー面などにも注意しつつ、うまくモバイル端末と連動させて、さらなる利便性の向上を図りましょう。