非常に便利なビジネスチャットツールは、SNSとは違う性質を持っています。とはいえ、SNSも便利な一面を持っており、状況に応じて利用するものを使い分けることが賢明です。今回は、ビジネスチャットツールとSNSとの違いや使い分け方などを解説します。無料で使えるものから、有料のものもあるので、よく考えて選びましょう。

SNSに関して

ビジネスチャットを利用している企業が、増加傾向にあります。その一方で、ソーシャルネットワークサービス（SNS）を利用しているところが多いのも事実です。これらには違いがあるので、しっかりと理解しておき、使いこなせるようにしましょう。

まずは、SNSについて説明します。ビジネスでは社内SNSと呼ばれることもあり、社内イベント情報や詳細を共有するために用いられます。社内で制限することももちろん可能ですが、特定のコンテンツで一般の大衆向けに発信し、企業の魅力を知ってもらう目的で使用されるケースもあります。

また、ひとつの情報に対して、意見を取り入れることにも使えます。とあるサービスや事業内容をSNSを通して発信したら、いろいろな人がチェックします。発信した情報について意見を交換できるというのが、SNSの強みです。全員がひとつの問題に対して意見を発することができるので、参考になる情報が効率よく手に入ります。

さらに、基本的にSNSは、無料で利用できるものが多く、お金がかからないのが特徴です。機能を拡張させるために費用が必要なこともありますが、拡張させなくても、SNSほとんどの機能を有効活用できます。

ビジネスチャットツールに関して

一方ビジネスチャットツールは、SNSと違って、完全にビジネス向けのツールとなります。ビジネス仲間同士がひとつのチャットルームを作り、そこで情報交換ができるというのが、大きな魅力です。

SNSでも同じようなグループを作成できますが、ビジネスチャットの場合は、ビジネス向け機能を備えていることが多く、情報流出を防ぐための工夫がなされているので、安心して利用できます。

さらに、ビジネスチャットツールは無料で利用できるものもあるため、無料のツールをお試し感覚で使用できるのも魅力的です。使いなれたら、有料プランに切り替えて、機能を拡張させることもできます。毎月お金を払うタイプの定額タイプが多いですが、安いものでは月額500円程度から利用できます。

ビジネスチャットの最も大きなポイントとしては、 ひとつの情報を多くのビジネス仲間と共有できるところにあります。カレンダーのスケジュールやデータファイル等といったものを、ビジネス仲間同士でシェアできます。さらに共有したファイルを、クラウドストレージに保存することもできます。

ただしクラウドサービスを利用する場合、第三者へ情報流出をしないように、パスワードなどを設定しておく必要があります。とくに、クライアントの機密事項が外に漏れてしまうと大変なことになります。そうならないように、厳重なセキュリティー設定ができるような、優秀なビジネスチャットツールを選ぶことが大切です。

利便性が大きく向上し始めている

近年、ビジネスチャットツールの利便性がさらに向上しています。たとえば、スマートフォンが主流となっているなかで、パソコンとスマートフォンは簡単に連動できます。クラウドでもつながるため、プラットフォームはほぼ関係なく、時間と場所にとらわれないかたちで、ミーティングを行うことができます。

とくに、社員全員に業務用のスマートフォンを持たせているような会社なら、ビジネスチャットツールを導入するだけでも、視野が大きく広がることになります。

ただし、ビジネスチャットツールを導入する時は、評判の良いものを選ぶようにしましょう。無作為に選び出し、安いツールを選ぶのではなく、いろいろな企業で実際に取り入れられているような、有名なアプリに注目することが大切です。

そして、自社の方針や業務進行方法にあっているだけでなく、必要な機能がそろっているツールを選びましょう。実際にツールを使ってみたときの体験談を参考にしながら選ぶと、失敗しにくくなります。仕事で関わる重要なツールのひとつなので、よく考えて選ぶようにしましょう。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールとSNSとの違いについて解説しました。意見を集めるSNS、ファイルや情報を共有できるビジネスチャットといった具合に、それぞれの特徴があります。ビジネスチャットツールを導入すると、社内での取引が円滑になるうえ、クライアントとの取引も円滑にできるはずです。会社全体の品質管理向上を図ることにつながるので、メリットは非常に大きいといえます。それらをうまく使いこなし、業務を効率よく行えるようにしておきたいところです。いまだにビジネスチャットを取り入れていないというところは、ぜひとも取り入れてみることをおすすめします。