ビジネスチャットには、いろいろな種類があります。自社にあったものを選び、うまく使いこなすことによって、仕事の枠を広げることにつながります。今回は、ビジネスチャットツールの種類について解説します。ほかの部署との連携力を高めるためにも必要なコミュニケーションツールなので、使いこなせるようになっておきましょう。

無料で使えるビジネスチャットツールから使おう

世の中には、いろいろな種類のビジネスチャットツールが存在しています。うまく使いこなすことによって、ビジネスパートナーと連携をとることができます。有料のツールもありますが、さまざまな種類の中から選ぶ際には、無料のものを選んでみることをおすすめします。

無料のビジネスチャットツールでも、業務で活用できるほど使い勝手がよいものが多いので、ぜひともチェックしておきたいところです。ただし、一部のビジネスチャットツールでは、途中までは無料で使うことができるものの、機能の一部に制限がかかっています。制限を解除するうえで、有料プランへの変更を推奨するケースがほとんどです。

無料のもので十分な場合も

とはいえ、無料のままでも十分に使えます。余計なところにお金をかけたくないというのであれば、無料のままでどこまで使えるのか試してみるのがおすすめです。場合によっては、無料のままで業務に差し支えないこともあります。

しばらく無料のビジネスチャットツールを使い続け、どうしても不便を感じてきたら、有料のものにアップデートするのがおすすめです。もちろん、有料のものに関しても、いろいろな種類があるので、無料のもの選ぶときと同じく、慎重になることが重要といえます。

自社に合ったビジネスチャットツールを選ぶポイント

ビジネスチャットツールを選ぶときには、口コミを確認した方がよいでしょう。金額プランや使い勝手、アフターサービスの対応の良さ、ほかのサービスの連携の速さなど、くまなくチェックしておきましょう。

また、月々定額で支払うことができるものがほとんどですが、金額に関しては、選んだビジネスチャットツールによって大きく異なるため、注意しましょう。

機能が物足りなくなったら有料のものにする

ビジネスチャットツールに搭載されている機能が物足りなくなったら、無料のものから有料のものにアップデートするのがおすすめです。万が一、使いづらいと感じていたなら、他のビジネスチャットツールに乗り換えし、購入する方法も有効的です。

また、プランもアプリによって大きく異なるため、必要十分なものを選ぶようにしておきましょう。一般的に、クラウドストレージが大きいものであればあるほど、高額な金額になる傾向があります。そのため、どのくらいの規模の中まで動いているのか、どのくらいの容量のメッセージが飛び交うのかなどをあらかじめ計算しておくと、企業に合ったものが見つかりやすくなります。

ビジネスチャットツールは、メールや掲示板、そしてカレンダーなどを共有できます。これにより、スケジュールの管理も非常に楽になり、仲間全員への通達もスムーズです。特定のファイルも共有できたりするので、全体の業務が円滑に回るようになります。

もし、機能やサービス全般的によくわからないときは、メーカーに直接問い合わせて聞いてみるとよいでしょう。

ツールで必要な機能を洗い出しておく

導入する前に、あらかじめ必要な機能をリストアップしておきましょう。たとえば「グループチャット機能」や「連携させたいサービスと連携可能かどうか」、「スマホ連携の有無」などです。

もし、はじめてビジネスチャットツールを導入するのであれば、無料トライアルできるかどうかもチェックしておきましょう。

法人契約する業務用チャットツール選びのポイント

小規模のビジネスチャットツールでは容量が足りない場合、本格的に法人契約をして、業務用チャットツールを導入する方法もあります。

その場合は、業者の評判に注目してみましょう。いろいろな企業と提携をしており、導入実績が豊富であれば、契約する価値が大いにあるといえます。もし、どこの業者にお願いするべきなのか迷ってしまったら、ほかの企業や詳しい人から話を聞き、導入するべきツールを調べてみることが重要です。

どのビジネスチャットツールを利用しても、容量はメーカーや業者のサーバー管理になります。容量が少ないと、すぐに重たくなってしまい、業務に支障をきたします。

また、何かあったときにすぐに駆けつけてくれるような、アフターメンテナンスをしてくれる業者を選ぶのがベストだといえます。ていねいな業者の場合は、チャットを最適化するために、わざわざ会社に足を運びミーティングで改善点を洗い出してくれます。

状況や規模に応じて、ビジネスチャットツールを使い分けることが大事です。お金をかけた分だけ、多彩な機能を使いこなすことができます。ただし、オーバースペックなツールを選んでも、業務で活用できず、費用の無駄となってしまいます。そのため、必要十分なものを選べば問題ないでしょう。

まとめ

今回は、ビジネスチャットツールの種類について紹介しました。ツールには、無料と有料のものがあり、それぞれ特徴やメリット・デメリットが存在します。さらに、提供するサービスによっては、機能やサポート内容、プランの種類が大きく異なります。「どれでもいい」と投げやりにならず、必要な機能がそろっており、なおかつ自社にあったツールを選び、業務効率化に役立ててください。