日本社会においては、報連相と呼ばれる連絡方式が一般的になっています。

報告、連絡、相談の3種類を行うことにより各ランクで仕事の効率化を図るだけでなく一体感を持って仕事に取り組みます。

報連相をすることにより正確に仕事を行うことができる半面、縦のラインで連絡を取ることで、仕事の効率化の妨げになるといった一面も存在します。

そこでビジネスチャットを利用すれば、より合理的に仕事をすることが可能です。

 

ビジネスチャットは会社の規模によって変化する

ビジネスチャットを利用する場合でも、様々な種類がありますので機能やサービスに合わせて、どれを選ぶかを考えなければなりません。

具体的にどのような視点から見たらよいかといえば、まずその会社の規模によって利用する種類などを決めてきます。

例えば10人程度しかいない会社ならば、グループ管理はそれほど重視しなくてよいです。

それよりも、各個人のタスク機能が明確になっている方が、仕事の効率化を図る上で重要になる可能性が高くなります。

これに対して、10人以上でビジネスチャットを使い仕事の効率化を図るならば、グループ管理は非常に重要になります。

グループ管理がしっかりできるビジネスチャットを選びより効率的に結果を出す必要があるでしょう。

実際に使ってみないと分からない場合には、2週間から1か月の無料サービスを利用できるタイプもあります。

まずは会社で無料サービスを導入してみて、どの種類が一番合理的で無駄がないのか確認するのが一番です。

またセキュリティの面も頭の中に入れておかなければなりません。

多くの人と情報を共有する場合、メリットはたくさんありますが、その分セキュリティの面で不安に感じてしまう人も多いはずです。

もし社内の情報が外部に漏れてしまえば、様々な面で深刻な被害が発生してしまいます。

そこで、単に使い勝手が良いかだけでなく、セキュリティがどこまで充実しているのかを確認しておかなければならないでしょう。

ポイントとしては、ファイルの共有時に複製を防げるか、あるいは社外メンバーとやりとりができないようになっているかと言う点が重要です。

 

顧客との接点が多い部門の場合どのように使うか？

ビジネスチャットは会社の人間同士でやりとり行うときに便利ですが、そこに顧客が絡んでくることも多くなります。

間接的に顧客が絡んでくることもあれば、直接的にからんでくることもありますので、顧客の視点から考えなければなりません。

最も重要な点は、顧客に安心感を与えて信頼してもらうことです。

そのためには、迅速な対応ができるような仕組みを持っている必要があります。

例えばテレワークの場合には顧客から電話がかかってきたとき、迅速に対応するのが重要な役割と言えます。

それにもかかわらず、顧客の質問に対して何分も待たしてしまっては失礼にあたるでしょう。

そこでチャットを利用すると同時に、情報をすぐに引き出せるだけの仕組み作りをすることも重要になります。

例えば、料金に関して尋ねられた場合、その料金表をすぐに提示できる状態にしておくことが重要です。

この場合、チャットと連動して何らかのデータを開ける状態にしておくか、チャットを通じて社内の別のメンバーからデータの送信ができる機能を持っているとよいです。

ある程度重たいデータでも簡単にやり取りできるように、容量の大きなものを利用するのがよいでしょう。

それ以外でも、クレーム対応などの場合に電話のやり取りをしながらチャットを使い別のメンバーに電話と並行して尋ねることも重要になります。

この時、すぐに対応できるように別のメンバーがスタンバイしていることも必要ですが、すぐに気づくように音が鳴るシステム等を導入することも重要です。

 

同時にコミュニケーションをとることは可能か？

ビジネスチャットでは、一対一のやりとりだけでなく複数との間でやりとりをすることも可能になります。

たとえば、特定の情報を質問する場合などはその情報を所有している人に対して遠隔操作でやりとりできるため便利になります。

ですが、それ以外にも様々なやり方があり、より業務の効率化と正確性を反映させるためには、情報共有も重要になることがあるわけです。

例えば、メンバー全員に対して一つの情報を共有する場合には、一対一で行うタイプよりも、複数のメンバーで共有できる仕組みを持っているビジネスチャットが重要になります。

この時、既読になったかどうかなども確認できるような仕組みを持っていることがよいでしょう。

一対一の場合ならば、相手から返事が来れば既読になっていることを簡単に認識することができます。

しかしながら、複数の人を相手にしている場合は、本当に全員がその情報閲覧したかを確認するのは難しいです。

もちろん、すべての人に対して返信を求める場合ならば、問題ありませんがその規模が百人単位になると返事を確認するだけでもかなり時間がとられてしまいます。

そこで、まず既読になっているかどうかを一覧できる機能があるかといったことが重要です。

一方で、返事を待つ場合にはすべての人が返事をしているかどうかを、一発で確認できるように自動で一覧できる仕組みがあるものは使いやすいです。

このように、集団に対して一つの情報を共有し、返事を求める場合には、その返答を無駄なく短期間で管理できる機能が大事になります。