ビジネスチャットは販売しているベンダーにより機能が多種多様となっているので、どれを利用すれば良いのかが分からないという人も少なくありません。

そこで、当記事では具体的にどのようなことに注目してビジネスチャットを選べば良いのかについて解説していきます。

最後まで読むことで、自社が選ぶべきビジネスチャットの種類がわかります。どのツールにすればよいか迷っている方は、ぜひご一読ください。

使い道や利用する人数などによってサービスを選ぶ

ビジネスチャットは電話や電子メールと同様に、コミュニケーションをとるための方法の1つです。

しかし、ビジネスチャットを会社に取り入れれば、スムーズにコミュニケーションできる魔法のようなものではありません。

会社がどのようなコミュニケーションを取りたいのかをハッキリさせて、目的に最も適しているサービスを選ぶ必要があります。

例えば、社員全員の業務連絡に活用したいのであれば、規模が大きなメンバーを管理するのに対応しているビジネスチャットを選ぶことが大切です。

一方で、デザイナーやエンジニアなどがプロジェクト毎に利用する場合、「ツールとの連携できる」「プロジェクトを管理できる」サービスを選んだ方が良い場合もあります。

また利用する人数規模によっても選ぶべきビジネスチャットは変わっていきます。

規模が小さいグループであれば、簡素なチャット機能に絞り込んでいるサービスでも、充分事足りる可能性が高いかも知れません。

ただ100名以上のグループや1000名から数万人の規模の大きな組織で、ビジネスチャットの採用を検討している場合は、機能性や費用面をしっかり検討する必要があるでしょう。

例えば、「社内のグループ管理が行いやすいか」「大人数での負荷に耐えられる性能があるか」などに注目する必要があります。

また人数が多ければ、多いほどのかかる費用も多くなってきます。ビジネスチャットには、1ユーザー増えるごとに、月額料金が増えるものが多いですが、なかには100ユーザーまでで、月額５万円などのツールもあります。

費用を抑えた場合には、人数ごとに料金が設定されているツールを選ぶと良いでしょう。

サービスの使い勝手にも注目してみる

自分の会社で使っている人数にサービスが対応しているかを確認するためには、販売しているベンダーが公式サイトなどで公開している導入事例などを確認するのが良い方法の1つです。

事業内容や人数など、自分の会社に似た事例があるかどうかをチェックすることで見極めることが出来ます。

利用する人数や使い道など自分の会社の条件を満たしているビジネスチャットを幾つかに絞り込むことが出来た場合は、使い勝手についても着目していくのが良い方法の1つです。

使い勝手は現場の社員が使いやすいのはもちろんのこと、管理者がグループ管理やメンバー管理、セキュリティマネジメントが行いやすいのかも含まれています。

ビジネスチャットのなかには、直感的に操作できて、説明書が必要ないものもありますし、専門知識をすでに習得している方がより一層快適に利用できるものもある訳です。

有償版のビジネスチャットであっても、無料で使えるお試し期間を設定しているサービスも存在するため導入することを検討しているサービスをある程度絞り込むことができたら、お試し期間を有効活用してみるのも、おすすめ出来る方法の1つになります。

ビジネスチャットを社内に取り入れることによって、時間や場所など働いている状況を選ぶことなく、リアルタイムでコミュニケーションを円滑にとることが可能です。

このことによって、電話や電子メール、対面では解決することが出来ない課題を解決するのに役立ちます。

セキュリティ対策が施されているかも確認する

ビジネスチャットはパソコンの他にタブレット端末やスマートフォンなど、色々なデバイスからアクセスできます。

ですのでコミュニケーションが気軽にとれる一方で、セキュリティ面も考慮することが大切です。

そのため自分の会社の情報システムを管理する部署が、決めたセキュリティポリシーに適合した仕様なのかを確認することが必要です。

「安心できるベンダーが提供しているサービスなのか」「承認機能があるか」「情報漏洩やコピーを防止する機能があるか」など導入を検討しているものが、基準や条件を満たしてサービスなのかを改めてチェックする必要があります。

そしてビジネスチャットは、一般的なコミュニケーションだけではなく、テレワークや取引先でのやり取りなど、色々な場面で活用することが可能です。今後、働き方改革で在宅ワークが増えた時も便利に活用できるでしょう。

ビジネスチャットは販売しているベンダーによって、特徴や機能が異なります。

自分の会社では、どのように使うのかを利用人数などのポイントを押さえた上で相性が良好なサービスを選ぶことが必要です。

会社の内部のコミュニケーションの手間が削減されることで、生産性が向上にも繋がります。さらに社員同士の関係が良くなることも期待できるので、この機会に導入を検討してみてはいかがでしょうか。