ひと昔前までは企業内のコミュニケーションと言えば、直接会って面と向かって話すか、メールでのやり取りが普通でした。

しかし、現代の多くの日本企業は過酷な闘争に勝ち続けるために、コストダウンや労働作業の効率化、クリエイティブなアイディアの創出に注力しなければならず、そのためには、社員間の無駄のない円滑なコミュニケーションが必要になります。

メールからビジネスチャットへの転換によるメリット

ビジネスチャットは普段多くの日本人が連絡手段としているスマートフォンアプリのLINEのようなものです。

具体的には用件だけを打ち込んで相手とやりとりしたり、グループをつくることによって、チームでの円滑なコミュニケーションを可能にします。

従来であればメールで、コミュニケーションを取らなければならなかったため、どうしても社交辞令の無駄な文章を作成する手間がかかったり、受信ボックスの件名を開いて文章を最後まで、読む手間がかかったりしていました。

そういった手間がビジネスチャットによって削減し、社員同士での円滑なやりとりを可能にしているのですが、何もガチガチに仕事の文章だけを打ち込む必要はありません。

円滑な社員同士のコミュニケーションが可能になった文、それだけ社員同士の距離も縮まるので、職場の良好な雰囲気づくりにも利用できます。

グループルームに雑談部屋のようなものをつくっておけば、誰かが仕事に関係のない発言をしても、他の社員たちがそれを自然にフォローするようになり、会話の輪もどんどん広がっていきます。

以上のような効果を考えたら、ビジネスチャットが企業にもたらす恩恵は、メールを利用するよりもはるかにあると言えます。

日本ならではの硬いコミュニケーションでは、仕来りなどが介入して効率が低下しがちです。また職場の雰囲気も固くなってしまいます。

そこで、少しでも欧米流のフランクなコミュニケーションを取り入れることで、効率を高めつつも、明るい雰囲気で業務にあたることができるのです。

ビジネスチャットによる作業効率性

ビジネスチャットが企業にもたらす大きな利点として、空間を超えて社員同士のコミュニケーションが取れることが挙げられます。

これは、従来では社員同士が同じ空間に居合わせなければ、取れなかったミーティングがビジネスチャットのグループ内で行えるということです。

これならば在宅ワーカーや海外にいる社員とも同じグループ内で、いつでもやり取りをすることができます。そもそも同じ時間にチャットを見ている必要もないので、それぞれが空いた時間を使ってミーティングに参加できます。

それに人見知りな社員や新入社員などで、すれ違いが発生しないように、チャットで近況のやり取りもできるので、グループの輪にうまく入れない社員の意見も企業に還元することができます。

上司が部下の様子で気になったことがあった場合も、メールや直接面と向かって言うよりも、フランクに様子を聞けるため、上司にとっても部下にとってもありがたいツールになるでしょう。

また、企業では社内ポータルサイトや社内報を通して、社員に一斉に伝えたい情報があります。ビジネスチャットを使えば、そういった事務報告を全社員に届けられますし、社員からのレスポンスにも個別に円滑に答えられるようになります。

一々、電話をかけて広報に連絡をとる必要がなくなるだけでも社員にとっては楽です。さらに広報サイドも文面での応答が可能なうえ、一度にすべてを伝えなくても、短文での会話もできるため気が楽でしょう。

ビジネスチャットを使うべき理由

ビジネスチャットを使う時に生じる疑問は、おそらく「Line」や「Facebook」などをビジネスで使わないのか？ということでしょう。

プライベート用のチャットアプリを使わない理由としては、機密情報が漏れてしまう危険性があるからです。プライベート用のチャットアプリでは、ビジネス関係の人間だけでなく、プライベート関係の人たちの連絡先も含まれています。

そのため、企業で生み出されたアイディアなどが、社外に漏れてしまうリスクがあるのです。

また最近では企業向けの業務システムなどにチャットが備わっているものも増えてきています。

Windowsの「MicrosoftOffice365」では、「MicrosoftTeams」「SkypeforBusiness」「Yammer」などでチャット機能を利用できます。それ以外でも、Googleの「HangoutsChat」も有名です。

ちなみにチャットシステムをとことん利用して、企業の従来の働き方を改革したい場合には、Slackを使うのが一般的です。

Slackは、「dropbox」や「Googleドライブ」などのストレージサービスと連携することで、Slackでファイルの観覧や共有ができます。カスタマーサービスのシステムと連携すれば、問い合わせの内容の確認や返信作業も操作可能です。

以上のように、ビジネスチャットを使うことで、社員の働き方を大きく変え、作業効率の底上げできます。

情報の保全もしっかりアプリの管理を義務づければ、特に問題はありません。ビジネスチャットは効率化を求める現代の企業にとっては、欠かせないツールになりつつあります。ぜひ導入を検討してみてくださいね。